¡Cuidado! Tu impresora puede estar infringiendo el RGPD

Desde que el RGPD entró en vigor, la protección de datos se ha convertido en un tema de especial importancia para las empresas y los autónomos. A pesar de que esta normativa es cada vez más conocida, sigue habiendo algunos aspectos que pueden llegar a pasarse por alto. Por ejemplo, ¿sabías que al usar tu impresora podrías estar poniendo en riesgo datos e informaciones importantes?

Impresión de documentos, un riesgo de incumplimiento del RGPD

Empresas y trabajadores han interiorizado que es importante proteger los equipos informáticos frente a posibles intrusiones de terceros, evitando que puedan acceder a información confidencial. De ahí que cada vez sea más habitual usar contraseñas seguras.

Pero quizá no hayas tenido en cuenta que la impresión de documentos también puede suponer un riesgo, porque los datos reflejados en el papel pueden constituir información confidencial.

Aumenta el riesgo con el teletrabajo

Si la posibilidad de infringir la normativa europea y española de protección de datos está ahí cuando trabajas desde la oficina, el riesgo es todavía mayor si lo haces desde casa.

En 2020 la pandemia de Covid-19 provocó que muchas empresas tuvieran que adoptar de modo repentino y sin preparación previa el teletrabajo. En consecuencia, miles de empleados montaron su particular oficina en sus domicilios y trabajaron con lo que tenían.

Al trabajar desde casa, el trabajador tiene mucha más libertad para imprimir lo que quiera sin ser controlado por nadie. Es decir, que puede sacar en papel datos privados. Y a ello hay que sumarle el hecho de que normalmente no cuenta con una destructora de papel en casa, por lo que la información podría llegar a manos de terceros si la tira en un contenedor normal de reciclaje o con la basura convencional.

RGPD impresora trabajo

¿Cómo evitar que imprimir documentos vulnere la protección de datos?

Restringe el acceso a las funciones de impresión

Igual que no todos los empleados tienen acceso a toda la información de la empresa, tampoco todos deberían poder imprimir. Restringir el acceso asegura que solo aquellos que han sido previamente autorizados pueden mandar información a imprimir desde sus dispositivos.

Utiliza un código PIN

No es la situación más común, pero podría ocurrir que un tercero accediera al ordenador de una persona que sí tiene acceso a la impresora. Por eso, para aportar un extra de seguridad, lo que puedes hacer es establecer un código PIN.

De esta forma, cada vez que un empleado quiera imprimir un documento tendrá que marcar su código personal de acceso. Si un tercero accede a su ordenador, no podrá imprimir nada si no conoce la contraseña.

Encripta la información

En el momento en que mandas la orden de impresión desde el ordenador a la impresora ese mensaje se está transmitiendo por una red inalámbrica. Por tanto, podría ser captado por un hacker.

Para que esto no ocurra, asegúrate de que la información se envía de forma encriptada. Muchas impresoras ya cuentan con un sistema de encriptación que viene de serie, pero hay que asegurarse de que está activado.

Una impresora para cada departamento

La información que maneja el departamento de finanzas no es la misma que la de Recursos Humanos, por ejemplo. Para evitar posibles intercepciones de datos, lo mejor es limitar el uso de equipos compartidos a las personas que trabajan en la misma área de la empresa.

Coloca la impresora en un lugar seguro

De nada sirven todas las precauciones que hemos señalado si luego la impresora está ubicada en un lugar al que cualquiera puede tener acceso. Es importante que la instales en un lugar al que no todo el mundo pueda acceder.

Haciendo una buena gestión de la impresora y de los permisos de impresión, te resultará mucho más sencillo evitar posibles vulneraciones del RGPD, incluso aunque tus empleados trabajen desde casa.

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