Los archivos municipales, ante el reto de la protección de datos

La casi totalidad de los municipios españoles tienen sus archivos municipales en dependencias que no pueden cumplir las necesidades de la protección de datos personales.

 Una de las obligaciones que tienen las administraciones locales, ya sean ayuntamientos o juntas vecinales, es la de custodiar los documentos que poseen. Dicha custodia se realiza en los llamados archivos municipales, una expresión genérica que, dependiendo del lugar, designa de igual forma a un edificio con acceso regulado y una organización de signaturas efectiva, o a un sótano o un ático de algún bien propiedad del ayuntamiento donde cajas y legajos se hacinan sin ningún orden o clasificación.

Eso es lo que recientemente han denunciado ciertos sectores de la sociedad, alarmados por la vulneración de la ley de protección de datos que la incorrecta custodia de los archivos municipales acarrea. Y es que en estas dependencias se almacena documentación extremadamente sensible, en cuya guarda deben de observarse ciertas cautelas que, en muchas ocasiones, los actuales archivos no pueden ni siquiera soñar con otorgar.

Lo cierto es que la consulta a un archivo municipal puede convertirse en toda una aventura, como bien sabe cualquier profesional del Derecho o consultoría de protección de datos que haya debido realizarla alguna vez. Documentos acumulados sin ningún orden, a veces en lugares accesibles de forma sencilla a terceros, y en otras ocasiones archivados sin el menor cuidado son lo más habitual especialmente en ayuntamientos pequeños, en los cuales la consulta de estos datos acaba por convertirse en una odisea de confuso final. Y esta situación se ha ido agravando, obviamente, con la crisis económica, que ha cercenado de raíz las contrataciones de archiveros privados destinados a ordenar esas valiosas fuentes documentales, a la vez que las ha ido arrinconando cada vez más profusamente a lugares inadeacuados.

Sin duda es este un tema sobre el que se debería reflexionar con detenimiento, y las denuncias que se vienen dando en los últimos tiempos deberían alertar a las administraciones públicas sobre un elemento tan delicado y actualmente olvidado como son los archivos.

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