¿Cómo garantizar la protección de datos en las comuniones?

Desde Gesprodat recomendamos que, a la hora de contratar un servicio de fotografía para las comuniones de los niños, se tenga en cuenta el nuevo Reglamento General de Protección de Datos creado por la Unión Europea por el que se le da más control a los particulares sobre la obtención, rectificación y tratamiento de su información personal

En este nuevo reglamento las imágenes se consideran datos personales ya que permiten identificarnos y reconocernos. Se considera que nuestras imágenes son una propiedad personal que, en el caso de los menores es gestionada y tutelada por los padres o tutores legales

Todos los intercambios de datos requieren un contrato firmado por ambas partes en los que se recoja la autorización por parte del propietario a un uso específico y por un tiempo determinado. En el caso de las comuniones el tipo de contrato que mejor recoge esta colaboración es el contrato de colaboración.

El contrato de colaboración en el cumplimiento de las obligaciones del responsable en una comunión

Este tipo de contratos consisten en un acuerdo por el cual el fotógrafo se compromete a hacer un uso acorde a la ley de los datos (en este caso imágenes).  La ley establece que el fotógrafo podrá tener acceso a los ficheros para su tratamiento pero que en todo momento las imágenes son de la propiedad del firmante (en este caso los padres o tutores del niño)

Este tipo de contratos protegen al usuario contra el uso indebido de su imagen, evitando que, por ejemplo, el fotógrafo las utilice para promocionar su negocio u otros fines ilícitos.

La ley indica expresamente que el tratamiento que se puede hacer de las imágenes depende de lo acordado entre el cliente y el fotógrafo y en ningún caso puede modificarlas o alterarlas sin el conocimiento y autorización del contratante.

¿Qué debe contener el contrato de colaboración?

El RGPD contempla de manera muy explícita cuál debe ser el contenido del contrato de colaboración, dejando muy claro los papeles de ambas partes:

Las instrucciones del responsable del tratamiento

Deben aparecer indicadas de la manera más precisa posible las indicaciones del encargo realizado de acuerdo al tipo de servicio y la forma de prestarlo. En este caso, sería un servicio fotográfico que debe incluir determinadas fotos en la iglesia, el banquete, etc con retoques fotográficos que ayuden a mejorar la calidad de las imágenes, el servicio de un videógrafo, etc.

El deber de confidencialidad

Tanto el fotógrafo como todas las personas que vayan a tener acceso a la información (retocadores, editores, etc) se comprometen de manera explícita a tratar toda la información como confidencial y a guardar secreto sobre los datos a los que tienen acceso.

Las medidas de seguridad

El fotógrafo debe comprometerse a aplicar todas las medidas de seguridad que sean necesarias para que las fotografías y vídeos permanezcan según los requisitos del RGPD.

También establece una obligación a realizar un análisis de riesgos para saber qué medidas tiene que tomar para proteger la información.

El régimen de la subcontratación

Si el fotógrafo va a subcontratar servicios, como el retoque o la edición de vídeo, deberá contar con el permiso explícito del dueño de las imágenes. Todos los subcontratados están sujetos a las mismas condiciones de confidencialidad y seguridad que el fotógrafo.

Los derechos de los interesados

Los propietarios de las imágenes tienen derecho a:

– Acceder a las mismas

– Eliminar las imágenes (derecho al olvido)

– No ser objeto de decisiones automatizadas

– Portabilidad (que las imágenes sean transferidas a otra empresa que se vaya a dedicar a la edición, por ejemplo)

La colaboración en el cumplimiento de las obligaciones del responsable

Se debe indicar la manera en la que el fotógrafo va a asegurarse que cumple con todas las medidas de seguridad necesarias para proteger los datos

El destino de los datos al finalizar la prestación

Se debe explicar también qué va a pasar con las imágenes una vez que el fotógrafo entregue el trabajo, cómo se va a llevar a cabo y el plazo con el que cuenta el fotógrafo para hacerlo.

La colaboración con el responsable para demostrar el cumplimiento

El fotógrafo tiene que poner a disposición de los padres toda la información necesaria que justifique que está cumpliendo la ley

¿Colaboración o delegación?

Para valorar qué tipo de contrato es el más adecuado para los servicios de una comunión es recomendable hacer una distinción entre los dos.

Por un lado, en un acuerdo de colaboración, se permite a los prestadores de servicios una actuación concreta, limitada a los puntos que se hayan acordado en el contrato-

En un acuerdo de delegación, tiene una obligación concreta en cuanto a la RGPD, ya que tiene la obligación de conocer y hacer cumplir la ley. Esta figura suele ser más relevante en empresas.

No hay duda que aplicar el RGPD en comuniones trae algún paso añadido de cara a contratar los servicios del evento, pero la realidad es que gracias a estos contratos y medidas la privacidad está más protegida y regulada

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