¿Cómo hay que tratar los currículums recibidos en las webs de empresa?

En Gesprodat somos conscientes de que todas las empresas, en mayor o menor medida, reciben decenas de solicitudes para cubrir los puestos de trabajo que tienen libres en su plantilla. En muchas ocasiones, los gestores de recursos humanos no se lo plantean con la suficiente atención, pero saber cómo tratar los currículums que llegan a una empresa con base en lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es indispensable. ¿Sabes a qué sanciones te expones si no lo haces?

Una sanción real por tratar currículums incorrectamente

A principios del mes de noviembre de 2022, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) dio a conocer una sanción muy interesante. En concreto, multó a un despacho de abogados Ackermann & Schwartz Attorneys At Law con 10.000 euros. ¿El motivo? Haber incumplido los artículos 6.1 y 13 del RGPD al gestionar los currículums recibidos.

En concreto, la AEPD acusó al bufete de obtener datos personales de los usuarios sin solicitarles consentimiento previo. Además, la información recogida en su política de privacidad estaba de forma íntegra en inglés, lo que se considera como insuficiente y de difícil acceso.

La denuncia fue realizada por una mujer que se postuló a un puesto de trabajo ofertado por la compañía. Ni durante la llamada de contacto ni en la entrevista personal posterior fue informada de la empresa que le ofrecía el empleo, aunque la pudo identificar por una serie de pegatinas con su logotipo. Además, a pesar de que el entrevistador llevaba impreso su currículum, la compañía nunca le informó acerca de cómo protegía sus datos.

Algunas recomendaciones legales sobre la gestión de currículums

Has de ser consciente de que, al tratar los currículums, trabajas con un gran volumen de datos personales. Por tanto, los documentos están protegidos por el RGPD y  la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).

Obtener el consentimiento del solicitante es imprescindible, aunque sea él quien haya enviado el currículum por correo electrónico sin que exista una vacante. No lo debes almacenar hasta que no haya aceptado la política de privacidad de tu empresa.

Por su parte, has de garantizar los derechos de los usuarios que te envíen sus currículums. ¿Cómo? Proporcionándoles acceso a la información que se está tratando sobre ellos, así como la posibilidad de modificarla o eliminarla si lo creen conveniente, entre otros.

Ahora bien, ¿qué pasa si el currículum del candidato no te interesa, ya que su perfil no se adapta a los requisitos del puesto? Tienes dos alternativas:

  • Descartar el currículum, tras lo que deberás proceder a su eliminación. Si está en formato digital, basta con borrarlo del disco duro o de la plataforma en la nube en la que se encuentre. En caso de tenerlo en formato físico, usa una destructora de papel. Como buena práctica, se deberá comunicar al candidato sobre este hecho. 
  • Conservar el currículum para futuros procesos de selección de esa misma vacante o de otras dentro de la empresa. Para ello, has de informar al titular del currículum de tu intención y obtener el consentimiento del candidato, así como explicarle cómo ejercer sus derechos de acceso, cancelación, oposición y rectificación.

Como ves, tratar los currículums conforme a la legalidad no es muy diferente respecto la gestión de otros documentos que albergan datos personales. Estamos seguros de que, si sigues los consejos que te acabamos de dar, no tendrás problemas con la AEPD. Este es el único modo de evitar que te pongan una cuantiosa multa