¿Cómo cumplir con la normativa de protección de datos en las facturas?

La protección de datos es una materia que se está incorporando de forma paulatina a todos los ámbitos de nuestra vida y más, tras las últimas novedades legislativas al respecto. Por ejemplo, las cláusulas sobre protección de datos están presentes en los contratos de arras, en los contratos de arrendamiento, en la escrituras, etc. No obstante, no hay que olvidar la protección de datos en las facturas, tanto si eres un autónomo, como un particular.

Guía para la protección de datos en la facturación

Te vamos a explicar cómo cumplir con la legislación vigente en el proceso de facturación de una empresa.

Obligación de incluir el texto de protección de datos en las facturas

El pasado año entró en vigor el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), para toda la Unión Europea, no obstante en nuestro ordenamiento jurídico ya existía la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos), actualmente derogada por otra ley al efecto. La anterior LOPD ya contemplaba la obligación de hacer referencia a que la empresa que emite la factura cumple con la citada ley en materia de protección de datos.

El citado Reglamento no reviste más novedades en este sentido, simplemente habrá que insertar un texto informativo, para proceder a la adaptación de las facturas al RGPD.

Qué finalidad tiene la adaptación de las facturas al RGPD

La finalidad de hacer mención la citada normativa es informar a los clientes que reciben las facturas, que sus datos quedarán almacenados en los ficheros de la empresa y que solo se podrán utilizar para el objeto de la prestación de servicios, por los cuales se emitió la factura.

No obstante, si no indicas lo contrario (normalmente marcando una X), también utilizarán tus datos personales para fines comerciales (envío de publicidad, promociones, ofertas, etc.).

Con la inclusión en la factura de lo antedicho, se proporciona seguridad jurídica en el tráfico mercantil.

Qué debe incluir

Para incluir en las facturas la mención a la normativa existente no es necesario copiar y pegar la ley entera o la parte que estimemos oportuna, es mucho más sencillo. El objetivo es aclarar e informar a los clientes que la empresa cumple la ley en materia de protección de datos.

Existe un modelo estándar que es el que utilizan la mayoría de las empresas en su proceso de facturación, no obstante, podrás innovar siempre que hagas referencia a 4 aspectos clave:

a) Uso de los datos

b) Finalidad de su recogida

c) Destinatarios

d) Dirección (tanto física como telemática) para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (cláusula ARCO).

Aparte, incluir esta mención a la normativa existente, siempre le dará a la empresa un toque de profesionalidad y de seriedad en su actividad empresarial.

Podrá incluirse en la factura, la cláusula de limitación (el usuario podrá limitar el uso de sus datos personales para determinados propósitos, eligiendo para qué finalidad puede la empresa utilizar sus datos), el derecho de portabilidad (el usuario podrá autorizar la transmisión de sus datos de una empresa a otra) y el derecho al olvido (derecho a no aparecer en las búsquedas de la red).

Cómo insertar la referencia a la protección de datos en la factura

Los procesos de facturación de la mayoría de las empresas están automatizados, por lo tanto, solo tendrás que cambiar el diseño del modelo que hasta ahora utilizabas.

Tendrás que insertar dicho texto en la parte inferior, indicando la rúbrica que desees (”información legal”, ”términos”, ”obligaciones legales”…).

Esta materia está abarcando todos los ámbitos de nuestro día a día y la protección de datos en las facturas no podía ser menos, dado su carácter esencial en el tráfico mercantil. No olvides que todos los documentos comerciales de un negocio deberán contener dicha información.

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