¿Cómo asegurar la protección de datos de los estudiantes en prácticas?

¿Cómo hay que gestionar la protección de datos de estudiantes en prácticas? Esta es una de las consultas más típicas que las empresas le realizan a la Agencia Española de Protección de Datos. Y es que, con todos los cambios de leyes que hay en estos aspectos, es normal que algunos estén más perdidos. Como expertos en la materia, vamos a ver aquí cómo tratar correctamente esta cuestión.

LA AEPD y la protección de datos de los estudiantes en prácticas

¿Quién se encarga de la privacidad de los datos de los alumnos de prácticas? Cabe pensar que consiste en una especie de corresponsabilidad entre la universidad y la empresa. Sin embargo, esto no es del todo así. De hecho, no hace mucho tiempo la Agencia Española de Protección de Datos se pronunció al respecto, dando por zanjada la cuestión. ¿El resultado? Que es la empresa quien tiene que encargarse de proteger los datos de los alumnos en prácticas. Veamos cómo puede hacerlo.

Informar sobre los datos

Lo primero que tendrás que hacer con los alumnos en prácticas es darles pautas y explicaciones de para qué vas a utilizar sus datos. Es decir, dejar por escrito que no se hará un uso comercial de ellos y que, sencillamente, serán empleados para criterios internos de la empresa. De esta forma, te aseguras de que el alumno acepte las condiciones y, también, de que sepa qué puede hacer la empresa y qué no debe hacer con sus propios datos.

Tener una jerarquía interna de datos

Nuevamente, en cualquier empresa tiene que haber un número limitado de personas que se encargue de proteger y guardar la información. En el supuesto contrario, el punto anterior no tendría el menor efecto. Date cuenta de que, si cualquiera en tu empresa puede acceder a los datos de los estudiantes universitarios, realmente no existe ningún tipo de protección. Es imprescindible que tu empresa cuente con un funcionamiento claro.

Fomentar las buenas prácticas

Tú puedes comprometerte a proteger los datos de tus estudiantes en prácticas. ¿Pero qué pasa cuando son ellos los que los ceden voluntariamente? ¿O cuando dan información confidencial de tu empresa?

Esto no solo se soluciona con un contrato de confidencialidad, que te pueda eximir de responsabilidad en algunos casos. También, será necesario que tengas un protocolo de buenas prácticas para que el propio alumno, ya sea en los emails de trabajo o en otro tipo de acciones diarias, no deje ni sus datos ni los de ningún otro empleado. De forma que estén todos perfectamente protegidos.

Prepara un entorno online seguro

Los ciberataques pueden ser uno de los principales inconvenientes y, probablemente, el riesgo más directo que pueda afectarte. Por eso, el modo de solucionar esta situación pasa por invertir en tener una seguridad eficiente en tu empresa. Además, es conveniente reciclar periódicamente a los trabajadores y estudiantes en prácticas para que no infecten, de manera indirecta, los ordenadores o dispositivos electrónicos.

Piensa en pautas tales como cambiar las contraseñas con bastante frecuencia o avisarles de que no hagan clic en enlaces sospechosos. Hay muchas buenas prácticas que pueden frenar la mayoría de ataques que sufren las empresas. Por lo tanto, basta con que te hagas una lista de medidas y la pongas en conocimiento de los estudiantes universitarios que hagan las prácticas contigo.

En conclusión, la protección de datos de estudiantes en prácticas corre a cargo de las empresas, como hemos visto. Y debes recordar que no preservarlos correctamente puede suponer una penalización o una multa importante. Por eso, si quieres que tu entorno de trabajo sea seguro, invierte en seguridad de datos. En eso, te podemos ayudar.