Cambiamos de año y es momento de hacer balance en las empresas, especialmente en materia de protección de datos. La realidad es que este aspecto sigue siendo una asignatura pendiente para muchas organizaciones. Aunque el RGPD lleva años en vigor y la concienciación ha aumentado, en 2025 aún es habitual encontrar errores de cumplimiento que derivan en sanciones, brechas de seguridad o pérdida de confianza de los clientes. Por ello, realizar una auditoría de cumplimiento (compliance) en protección de datos al cerrar el año es clave para detectar y corregir fallos, evitando multas y asegurando la confianza de cara a 2026.
¿Por qué es importante auditar el cumplimiento de datos ahora?
- Daño económico
En los últimos años las autoridades han endurecido la vigilancia. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) reveló en su memoria 2024 que el impacto económico de las sanciones a pymes creció casi un 20% respecto al año anterior. ¿Los motivos? Incumplimientos comunes como el uso inadecuado de cámaras de videovigilancia, mala gestión de datos de empleados o prácticas poco transparentes en Internet.
Estos descuidos pueden salir caros: por ejemplo, instalar cámaras donde no se debe puede conllevar multas de hasta 10.000 €, y mostrar un banner de cookies sin opción de rechazo puede acarrear sanciones de hasta 30.000 €, incluso para pequeños negocios.
- Daño reputacional
Además de las multas, un incidente de seguridad o un uso indebido de datos puede dañar seriamente la reputación de la empresa. Los clientes, proveedores y socios pueden perder la confianza y la empresa dar sensación de débil profesionalidad a pesar de que caer en una brecha de seguridad no es nada complicado.
En resumen, auditar ahora tu cumplimiento normativo te ayuda a prevenir riesgos legales y a proteger la confianza que tus clientes depositan en tu negocio.
AlUn análisis Compliance no tiene por qué ser complicado pero al realizar una auditoría de fin de año, conviene repasar estos aspectos fundamentales de tu empresa de forma clara y sencilla y saber qué pasos seguir en caso de ocurra:
- Mapeo de datos personales: identifica qué datos recolectas, dónde se almacenan y quién tiene acceso a ellos. Por ejemplo, saber si guardas datos de clientes en la nube, en ordenadores locales o en papel te permitirá aplicar medidas de seguridad adecuadas.
- Base legal y consentimiento: asegúrate de que cada tratamiento de datos tenga una base jurídica válida (p. ej., consentimiento, interés legítimo, obligación legal) y de obtener el consentimiento de forma clara cuando sea necesario, guardando registro de dicho consentimiento. Un ejemplo sencillo es incluir casillas sin marcar en formularios web para que el usuario acepte la política de privacidad y, aparte, las comunicaciones comerciales.
- Transparencia y derechos del usuario: verifica que tienes una política de privacidad accesible y actualizada, que informas a las personas sobre cómo utilizas sus datos y que facilitas el ejercicio de sus derechos (acceso, rectificación, supresión, etc.) de forma sencilla. Por ejemplo, habilita un correo o formulario para que los clientes puedan solicitar darte de baja o corregir sus datos.
- Seguridad y gestión de brechas: comprueba que aplicas medidas de seguridad adecuadas. Esto incluye usar contraseñas robustas y doble autenticación (2FA) en cuentas importantes, cifrar los datos sensibles y tener un protocolo para notificar brechas de seguridad en menos de 72 horas si ocurriera un incidente. La AEPD, por ejemplo, recomienda a pymes recoger solo los datos estrictamente necesarios y cifrar la información sensible, reduciendo así el riesgo en caso de robo o acceso indebido.
- Gestión con terceros: revisa tus relaciones con proveedores o colaboradores que traten datos personales de tu empresa. Debes firmar acuerdos de encargo de tratamiento con ellos y verificar que cumplen el RGPD en lo que les corresponde. Un caso típico es el servicio de gestoría o una plataforma de email marketing: deben ofrecer garantías de protección de datos y estar bajo contrato.
- Organización interna y formación: comprueba si necesitas designar un Delegado de Protección de Datos (DPO) (solo obligatorio en ciertos casos, pero recomendable si manejas datos sensibles) y si realizas evaluaciones de impacto en la privacidad cuando un proceso presenta alto riesgo. Igualmente, forma a tus empleados sobre buenas prácticas y obligaciones en protección de datos, e incluye cláusulas de confidencialidad en sus contratos. Al final del día, toda la plantilla debe saber manejar datos personales con cuidado (por ejemplo, no enviar listas de clientes a correos personales, no usar USB no autorizados, etc.).
- Centraliza las necesidades de seguridad legal y de la información de tu compañía. Hay plataformas que pueden ayudarte a tener a un solo clic, todas las necesidades de cumplimiento de tu negocio.
Una auditoría de protección de datos de fin de año es una inversión en tranquilidad. Te permite comenzar 2026 cumpliendo la normativa, evitando sanciones y ganando la confianza de tus clientes. De hecho, casos reales demuestran que ser transparente y responsable con los datos de los usuarios genera confianza, mejora su experiencia y previene problemas legales. No dejes este asunto para más tarde: estás a tiempo de revisar y mejorar cómo gestionas la información en tu empresa.
El mejor propósito para Año Nuevo es arrancar 2026 con todas las obligaciones de protección de datos en regla – si necesitas ayuda, no dudes en apoyarte en guías oficiales (AEPD, INCIBE) o en consultar a profesionales especializados. Desde Gesprodat te brindamos nuestra ayuda con un webinar gratuito para afrontar los retos TIC y de Compliance del año que entra.
¡Empieza el año con buen pie asegurando la privacidad y cumplimiento en tu empresa!