Cuando una empresa oye la palabra «cumplimiento» (o Compliance), casi siempre piensa en la protección de datos (RGPD). Pero esta es solo la punta del iceberg, puedes estar dejándote fuera otras partes muy importantes del cumplimiento. El verdadero Compliance abarca todas las normas que tu negocio debe seguir para operar legal y éticamente. Ignorar el panorama completo no es solo un riesgo legal; también supone una amenaza directa para la confianza de tus clientes y la reputación de tu empresa.
El error de la «ventanilla única»: Creer que Compliance es lo mismo que RGPD
El error más común es pensar que, si ya cumples con la protección de datos, lo tienes todo cubierto. Es vital saber cómo prevenir y actuar ante una filtración de datos personales, o mantener a tu equipo formado en la materia, pero el RGPD es solo una pieza del puzle, no la imágen completa.
¿Qué es el Compliance realmente? Una visión que va más allá del dato.
Si bien la protección de datos es fundamental, el Compliance es un concepto mucho más amplio. Se define como el conjunto de buenas prácticas y controles para asegurar que tu empresa cumple todas las leyes y normativas que le aplican.
En realidad, es sencillo; solo hay algunos hitos clave que debes conocer para proteger tu empresa. De hecho, puedes analizar el Compliance de tu organización para tenerlo «en forma» o realizar un análisis GAP.
Por supuesto, el Compliance incluye la protección de datos. Aquí, un fallo habitual es la falta de transparencia. Muchas empresas olvidan informar a sus usuarios (en su política de privacidad) qué datos recogen y para qué los usarán. Como indica la AEPD en su guía, esta información debe ser «concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso.»
Pero faltan bases sólidas de cumplimiento:
El Compliance va mucho más allá del dato, abarcando áreas críticas para la supervivencia legal y ética de tu negocio. El Compliance también debe incluir la prevención de riesgos laborales o acoso laborall, normas anticorrupción, formación en ciberseguridad, blanqueo de capitales o la prevención de delitos penales cometidos en nombre de la empresa. Por ello, es esencial tener un Código ético empresarial que te ayude a mantener a raya la legalidad y asegurar una cultura de cumplimiento integral.
«Soy demasiado pequeño para un delito corporativo»
Muchos directivos de pymes piensan que la «responsabilidad penal de la persona jurídica» es algo que solo afecta a las multinacionales (es decir, que su empresa no puede ser responsable de un delito).
La realidad es que las empresas, sin importar su tamaño, pueden ser responsables por delitos cometidos por proveedores, sus empleados o directivos en su beneficio (fraudes, estafas, delitos fiscales, etc.). Más allá de una sanción, esto puede significar la prohibición de recibir subvenciones, la intervención judicial o, en el peor de los casos, la disolución de la empresa. Se trata de la continuidad del negocio.
Para protegerse, se crearon estándares como la norma UNE 19601. Como explica la Asociación Española de Normalización (UNE), esta norma «ayuda a las organizaciones a prevenir delitos (…) y fomentar una cultura empresarial ética». Es una hoja de ruta para construir confianza.
Usar un «mapa de riesgos» genérico no protege de nada, porque no es real
El segundo error más grave en el Compliance, solo superado por la inacción, es utilizar un «mapa de riesgos» genérico o descargado de internet.
¿Por qué es un error?
Cada pyme enfrenta riesgos únicos. Un plan de Compliance efectivo requiere un mapa de riesgos que es, en esencia, un análisis honesto y profundo para identificar dónde podrían surgir irregularidades específicamente en su negocio. Es el pilar fundamental del plan de Compliance.
Ejemplo:
Una pequeña empresa de logística tiene preocupaciones distintas a una consultora financiera. La primera debe enfocarse en el control de conductores o la manipulación de tacógrafos; la segunda, en la gestión de información confidencial o la prevención del blanqueo de capitales. Un plan de «copiar y pegar» es ineficaz porque no aborda las amenazas reales de la empresa.
Ver el Sistema interno de información (Canal de denuncias) como un «buzón de chivatazos»
El Sistema interno de información (o whistleblowing) ya no es opcional para muchas empresas, y su importancia ha quedado resaltada por casos recientes.
El error común es verlo solo como una carga legal o un simple buzón de quejas, implementándolo de forma superficial (por ejemplo, con un email genérico sin supervisión) que no ofrece la protección necesaria al informante.
El enfoque estratégico:
- Sistema de alerta temprana: Debe verse como la mejor herramienta para detectar problemas.
- «Salvavidas» empresarial: Permite a los empleados honestos alertar sobre malas prácticas, fraudes internos o escándalos que podrían dañar gravemente la reputación y viabilidad del negocio, actuando antes de que la situación escale.
- Claves para el éxito: Su eficacia depende de la confianza. Por ello, debe ser seguro, confidencial y gestionado de manera objetiva (idealmente por un tercero experto), garantizando el anonimato. Su objetivo no es cazar culpables, sino escuchar al equipo para proteger a la empresa. Para reforzar esta protección, se ha creado la figura de la Autoridad de Protección del Informante.
En resumen, el Compliance no es un gasto, sino la mejor póliza de seguro para la reputación y la viabilidad de su pyme. Va más allá del mero cumplimiento legal; es una declaración de integridad hacia clientes, inversores y la administración.
Si la complejidad legal le resulta abrumadora, contacte con nuestro equipo de expertos. Podemos ayudarle a diseñar un plan de Compliance a medida, basado en estándares como la UNE 19601, permitiéndole centrarse en su negocio con total tranquilidad.