Las vacaciones no suspenden las obligaciones legales de una empresa. Aunque durante el verano haya disminuido la actividad y parte de la plantilla haya estado ausente, el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la seguridad de la información y la gestión de los riesgos deben mantenerse con la misma eficacia durante todo el año.
De hecho, los meses estivales suelen incrementar la exposición a incidentes de seguridad. La reducción de personal, el teletrabajo, los cambios de responsabilidades, las prisas por cerrar tareas y el uso de dispositivos fuera de la oficina crean un escenario especialmente favorable para errores humanos y ciberataques.
Por eso, finalizadas las vacaciones, conviene dedicar tiempo también a revisar los aspectos críticos y revisar que se mantengan planificadas las principales actuaciones del último cuatrimestre del año. Una buena organización ahora evitará incidencias, facilitará el cumplimiento normativo y permitirá retomar la actividad en septiembre con mayor tranquilidad.
1. Mapeo de dispositivos y trabajo en remoto.
Si tu equipo teletrabaja habitual u ocasionalmente, o bien se lleva dispositivos corporativos fuera de la oficina, la privacidad debe trasladarse con ellos. Esta flexibilidad no debe poner en riesgo la seguridad de la información ni el cumplimiento del RGPD. Por ello, es importante disponer tanto de una política de buen uso de los medios corporativos y prohibir el acceso a paneles corporativos desde redes Wi-Fi públicas sin una VPN empresarial.
De este modo, nos aseguramos de que si algún empleado trabaja en remoto, todo esté bajo control y cumpla estrictamente con la normativa de protección de datos.
Entre las medidas más recomendables se encuentran:
- Verificar el inventario de dispositivos corporativos.
- Exigir el uso de VPN para acceder a recursos internos.
- Evitar el acceso desde redes Wi-Fi públicas sin protección.
- Mantener actualizados los equipos y aplicaciones.
- Activar la autenticación multifactor (MFA).
- Recordar las políticas de uso de dispositivos y protección de la información.
Estas medidas reducen considerablemente el riesgo de accesos no autorizados y de posibles brechas de seguridad.
2. Deja preparado el protocolo de respuesta ante incidentes veraniegos.
Una brecha de seguridad puede producirse en cualquier momento.
¿Tu empresa es capaz de responder a una brecha de seguridad en cualquier situación?
Para cumplir con la exigencia legal que obliga a reportar brechas de datos en menos de 72 horas en caso de brechas de alto riesgo, es vital dejar la hoja de ruta definida. Entre otros:
- La designación de responsables de guardia.
- Un canal único para comunicar incidentes.
- Los pasos que deben seguir los empleados ante una posible brecha.
- Los criterios para valorar el riesgo del incidente.
- Los contactos internos y externos necesarios para responder con rapidez.
Disponer de un protocolo conocido por toda la organización permite actuar con mayor rapidez y reducir el impacto de cualquier incidente.
3. Revisa las redirecciones automáticas de correo electrónico.
Durante los festivos, por ejemplo, es habitual activar respuestas automáticas o redirigir el correo de un empleado a otro compañero para garantizar la continuidad del servicio.
Sin embargo, una configuración incorrecta puede provocar accesos innecesarios a información confidencial o prolongar el tratamiento de datos personales más allá de lo necesario.
Siempre conviene revisar que:
- Las redirecciones solo se realizan entre cuentas corporativas. Esto rompe el perímetro de seguridad de la empresa y puede provocar brechas de seguridad y fuga de información.
- Nunca se utilicen direcciones de correo personales.
- Se configure una fecha automática de finalización. Es imprescindible configurar la redirección con una fecha clara de finalización para que se desactive automáticamente el día en que el empleado se reincorpore, evitando que terceros sigan recibiendo información confidencial de forma indefinida.
- Se limite el acceso únicamente a quienes realmente lo necesiten.
- Se respeten los principios de confidencialidad y minimización de datos.
Una revisión sencilla puede evitar importantes problemas de seguridad y cumplimiento.
El cumplimiento normativo también se planifica
La protección de datos y la seguridad de la información no entienden de épocas. Una empresa preparada no es la que reacciona cuando aparece un problema, sino la que ha previsto cómo actuar antes de que ocurra.
Revisar los dispositivos, actualizar los protocolos de respuesta, controlar las redirecciones de correo y planificar las tareas del último cuatrimestre permite reducir riesgos, mejorar la organización y afrontar el regreso de las vacaciones con el cumplimiento normativo bajo control.
Invertir unas horas de organización en el último trimestre del año puede evitar incidencias que, además de generar costes económicos, afecten a la reputación de la organización y a la confianza de clientes y colaboradores.
Te dejamos más preguntas habituales que te pueden surgir:
¿Cuánto tiempo tiene una empresa para notificar una brecha de seguridad?
Cuando una violación de seguridad de los datos personales sea notificable, la organización debe comunicarla a la autoridad de control sin dilación indebida y, siempre que sea posible, dentro de las 72 horas desde que tenga conocimiento del incidente.
¿Es seguro trabajar desde una red Wi-Fi pública?
No es recomendable. Siempre que sea posible debe utilizarse una VPN corporativa o una conexión móvil segura para evitar la interceptación de las comunicaciones y proteger la información de la empresa.
¿Se pueden redirigir los correos corporativos a una cuenta personal?
No es una buena práctica y puede comprometer la seguridad de la información y el cumplimiento del RGPD. Las redirecciones deben realizarse únicamente entre cuentas corporativas autorizadas y durante el tiempo estrictamente necesario.