Es completamente normal que muchas empresas usen servicios o tengan sedes en otros países, más aún gracias a la globlización digital. Cuando datos personales de clientes o empleados salen de España o del Espacio Económico Europeo (EEE), se considera una transferencia internacional de datos. Este flujo de información más allá de nuestras fronteras plantea un desafío de compliance: ¿cómo asegurar que esos datos siguen igual de protegidos que dentro de casa?
¿Qué implica una transferencia internacional de datos?
En términos sencillos, una transferencia internacional de datos significa enviar o permitir el acceso a datos personales desde fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). Por ejemplo, si tu empresa contrata un servicio de cloud en Estados Unidos o comparte datos de empleados con una filial en Latinoamérica, estás realizando una transferencia internacional. La normativa de protección de datos (RGPD) exige que estos movimientos no disminuyan el nivel de privacidad, aunque la información viaje lejos. Es decir, el hecho de cruzar fronteras no debe poner en riesgo los derechos de las personas sobre sus datos.
Claves para cumplir con la normativa (compliance)
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) prevé varios mecanismos para que las empresas transfieran datos al extranjero de forma legal y segura:
- Países con nivel adecuado: La UE declara “seguros” ciertos destinos que garantizan un nivel de protección equivalente al europeo. Si los datos van a alguno de estos países, la transferencia es como si ocurriera dentro de la UE. Ejemplo: Reino Unido, Japón o incluso EE. UU. bajo el nuevo Marco de Privacidad de 2023 cuentan con decisiones de adecuación.
- Cláusulas contractuales tipo: Son contratos estándar aprobados por la Comisión Europea. Muchas empresas las utilizan cuando el país de destino no tiene una aprobación general. Mediante estas cláusulas, la empresa receptora se compromete a proteger los datos siguiendo exigencias del RGPD.
- Normas corporativas vinculantes (BCR): Son reglas internas aprobadas por autoridades de datos para multinacionales. Permiten transferir datos dentro de un grupo empresarial global, garantizando que todas las filiales apliquen las mismas salvaguardas.
- Otras garantías: El RGPD también contempla códigos de conducta o certificaciones, siempre acompañados de compromisos legales del receptor en el extranjero. En la práctica, las opciones más comunes siguen siendo las decisiones de adecuación y las cláusulas tipo.
En cualquier caso, antes de transferir es crucial evaluar y asegurar garantías adecuadas. Si un proveedor está fuera del EEE, tu organización debe verificar que la transferencia cumple las condiciones del RGPD: por ejemplo, mediante las cláusulas estándar o una decisión de adecuación que proteja esos datos. Solo de forma muy excepcional se deberían hacer transferencias sin estas garantías (por ejemplo, con el consentimiento explícito del interesado o por una obligación legal) y siempre entendiendo los riesgos que conllevan.
Consecuencias de no cumplir (riesgos y recomendaciones)
Incorporar las transferencias internacionales al compliance corporativo no es opcional, es necesario para evitar sanciones y preservar la confianza de clientes. Las autoridades de protección de datos pueden imponer multas millonarias si una empresa transfiere información personal sin las medidas adecuadas. Un caso real: la Agencia Española de Protección de Datos incluyó una sanción de 500.000 € a una compañía por enviar datos de clientes a proveedores en Colombia y Perú sin garantías suficientes. Incluso a nivel europeo, se han visto penalizaciones récord – recientemente, la autoridad holandesa impuso 290 millones de euros de multa a una empresa de transporte por transferir datos de usuarios a EE. UU. sin base legal, tras haberse invalidado el anterior acuerdo de privacidad entre la UE y EE. UU..
¿Qué podemos hacer?
Como primera medida, todas las empresas deberían mapear sus flujos de datos: identificar si se envían o se accede a datos desde fuera del Espacio Económico Europeo. Luego, aplicar alguna de las soluciones legales mencionadas (adecuación, cláusulas, BCR…) antes de mover esa información. También conviene mantenerse al día con las actualizaciones normativas – por ejemplo, nuevos acuerdos internacionales o cambios en las cláusulas tipo – ya que el entorno legal evoluciona. La AEPD, INCIBE y otros organismos publican guías y notas que pueden ayudarte a entender y cumplir estos requisitos.
En resumen, las transferencias internacionales de datos son parte natural de los negocios actuales, pero requieren un enfoque proactivo de compliance. Proteger la información de las personas más allá de nuestras fronteras no solo evita multas, sino que refuerza la reputación y la confianza en tu empresa. La recomendación final es clara: revisa dónde van tus datos, aplica las salvaguardas adecuadas y pide asesoramiento profesional si tienes dudas. Así te asegurarás de que la expansión global de tu negocio vaya de la mano con la privacidad y el cumplimiento normativo