Septiembre es un mes clave para retomar el control de nuestro negocio. Entre proyectos, emails acumulados y clientes que vuelven de vacaciones, es fácil que se nos escape alguna obligación legal o de seguridad. Por ello, hemos elaborado un checklist práctico y sencillo para poner tu empresa al día en Compliance.
La vuelta al cole, el fin de las vacaciones y el regreso a las oficinas hacen que este mes suponga el inicio de diferentes cuestiones organizativas y un momento propicio para que nos aseguremos de que todo está en orden, así que vamos a ello:
1. ¿Sabes qué datos manejas?
Revisa tu inventario de tratamientos. Es decir, haz un listado de qué información de clientes o empleados guardas y para qué la usas. Por ejemplo, “guardamos emails de clientes para enviar newsletter”. Existen normativas de obligado cumplimiento en materia de protección de datos personales que no nos podemos saltar.
2. Protege los datos sensibles
Si tratas información especialmente delicada (como salud, huella digital o geolocalización), quizá necesites una Evaluación de Impacto en Protección de Datos (aquí te contamos de qué se trata). Piensa en ello como un chequeo de seguridad para detectar riesgos antes de que haya problemas.
3. Revisa tus contraseñas y accesos
Revisa quién tiene acceso a qué información y asegúrate de que las contraseñas sean seguras. Olvídate de combinaciones simples tipo “1234” o de dejarlas apuntadas en notas pegadas al ordenador. Así evitarás sustos si alguien no autorizado intenta entrar. Para gestionarlas de forma segura y sin quebraderos de cabeza, puedes apoyarte en un gestor de contraseñas.
4. Prepárate para posibles incidentes
Ten claro cómo actuar si hay una brecha de seguridad: quién lo comunica, a quién y en qué plazo elabora un política de acción. La AEPD establece la obligación de notificar en un plazo máximo de 72 horas a la autoridad de control y, en caso de existir riesgo para los derechos y libertades de las personas, también a los afectados.. Y te lo adelantamos ya: sí, es fácil caer en una si no hay una política de prevención en tu empresa, aunque también hay pasos claves para evitarlas.
5. Actualiza tus políticas de seguridad
Revisa y analiza si tu negocio tiene puntos débiles de seguridad y actualiza tus políticas internas de protección de la información para que todo el equipo tenga claro cómo proteger datos y usar los dispositivos de forma segura. Si lo necesitas, apóyate en guías y modelos que puedas adaptar a tu empresa.
6. Ten un plan de acción ante crisis
Tu equipo debe tener claro qué hacer si ocurre una crisis: desde la caída de la web hasta un ataque de ransomware. Establece de antemano quién toma decisiones y qué pasos seguir.
Un análisis GAP de Compliance, que es como un chequeo de salud legal para tu empresa, puede ayudarte a ello.
7. Forma y sensibiliza a tu equipo
La seguridad empieza por las personas. Explica por qué proteger los datos es importante y utiliza recordatorios breves o microcursos que marcan la diferencia.
8. Comprueba tus registros y accesos
Que no haya accesos sin rastro: registra quién entra en los sistemas clave y qué modifica. Esa trazabilidad es tu mejor seguro. Mantén una política empresarial de zero trust.
9. Revisa tu documentación interna
El documento de seguridad debe estar actualizado, ser claro y conocido por todos los que lo aplican. No sirve de nada si se queda guardado en un cajón.
10. Haz una auditoría interna rápida
Comprueba con cierta frecuencia que todo lo anterior se cumple: políticas, accesos, formación y registros. Una revisión a tiempo puede ahorrarte problemas mayores. Y si necesitas apoyo, busca ayuda especializada para llevarla a cabo. En Gesprodat podemos ayudarte y resolver tus dudas.
Septiembre es perfecto para poner orden y asegurarte de que tu negocio cumple con la ley y protege los datos de todos. Este checklist no es simple burocracia: es tranquilidad y confianza. Empieza por uno o dos puntos y ve avanzando. Cada pequeño ajuste cuenta, y si necesitas ayuda adaptando estas tareas a tu empresa, podemos guiarte paso a paso.
