¿Gestionas comunidades de vecinos y no sabes muy bien qué pinta tiene eso del RGPD en tu día a día? No pasa nada. La protección de datos no tiene por qué ser un dolor de cabeza si tienes claro lo básico. Como administrador o administradora de fincas, manejas datos personales a diario: desde el nombre del vecino que siempre protesta por el ascensor, hasta el teléfono del técnico que viene a arreglarlo.
Aquí va una guía sencilla, directa y práctica para cumplir con tus obligaciones sin fácilmente.
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¿Qué datos personales manejas como administrador?
Sí, aunque no te lo parezca, tratas bastantes datos personales. Por ejemplo:
- Nombres, direcciones y correos de propietarios e inquilinos.
- Datos bancarios para las domiciliaciones.
- Información sobre impagos o reclamaciones.
- Grabaciones de videovigilancia si las gestiona la comunidad.
- Datos de empleados o proveedores.
Y todos estos datos tienen que protegerse porque así lo exige la normativa (el famoso RGPD y la LOPDGDD en España).
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¿Quién es responsable de estos datos?
La comunidad de propietarios es la responsable del tratamiento de los datos personales. Por su parte, el administrador de fincas actúa como encargado del tratamiento, lo que implica que debe firmar un contrato específico con cada comunidad para la que presta servicios.
Este contrato no es opcional, ni se sustituye por la confianza o la costumbre: aunque lleves años trabajando con la misma comunidad, la formalización del acuerdo es obligatoria según la normativa.
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Obligaciones básicas en protección de datos para comunidades de propietarios y administradores de fincas
Como administrador o responsable de una comunidad, estas son las claves que debes tener en cuenta para cumplir con la normativa de protección de datos sin complicaciones innecesarias:
3. 1. Informa con claridad a los vecinos
Siempre que recojas datos (ya sea en persona, por correo, o incluso por WhatsApp), debes informar de forma sencilla sobre:
- Quién es el responsable del tratamiento (normalmente, la comunidad o el administrador).
- Para qué se van a utilizar los datos.
- Cuánto tiempo se conservarán.
- Qué derechos tienen los vecinos (acceso, rectificación, oposición, etc.)
Una cláusula clara y breve puede evitar problemas. No hace falta soltar un tostón legal, pero sí ser transparentes.
3. 2. No pidas más datos de los necesarios
Solicita solo la información imprescindible para la gestión de la comunidad. Nada de pedir DNI o datos bancarios “por si acaso”.
3. 3. Asegura bien los datos que manejas
- Si trabajas en papel: usa archivadores cerrados bajo llave.
- Si usas ordenador: contraseñas robustas, copias de seguridad y cuidado con compartir carpetas o correos sin control.
- Y si compartes información por email, mejor hacerlo con plataformas seguras o documentos protegidos.
3. 4. Ten contratos con terceros que accedan a datos
¿Tienes una empresa externa que gestiona incidencias, cobros o reparaciones? Si van a acceder a datos personales, es obligatorio firmar con ellos un contrato de encargo de tratamiento.
3. 5. Evita el “cotilleo legal”
- No se pueden publicar listados de morosos en espacios comunes.
- Tampoco se debe decir en voz alta en una junta “el 2ºB no ha pagado”.
- Mejor comunicar incidencias o deudas de forma privada o usando identificadores que no expongan a nadie.
3. 6. Lleva un pequeño registro de actividades
No hace falta escribir un manual, pero sí tener documentado qué datos se recogen, para qué se usan y qué medidas de seguridad se aplican.
3.7 Y si hay videovigilancia…
- Instala carteles informativos visibles.
- Las cámaras no pueden grabar la vía pública ni espacios ajenos.
- Las imágenes sólo pueden conservarse un máximo de 30 días, salvo que exista una razón justificada (por ejemplo, un incidente en investigación).
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¿Me pueden sancionar?
Sí. La AEPD ha multado a comunidades por cosas tan comunes como publicar listados de morosos en tablones, no tener contrato con su administrador o instalar cámaras sin cumplir requisitos.
No se trata de vivir con miedo, pero sí de hacer las cosas bien.
En resumen
La protección de datos no es solo un trámite legal, sino una muestra de profesionalidad y confianza con las comunidades que gestionas. Aplicando unas reglas básicas, puedes cumplir con la normativa sin dramas ni tecnicismos.
¿Te has quedado con dudas?
No te cortes. Lo mejor es tener una revisión adaptada a tu caso concreto. Si necesitas ayuda con tus cláusulas, contratos o simplemente quieres saber si lo estás haciendo bien, hablamos y lo vemos sin compromiso.
Asimismo, puedes consultar la Guía sobre protección de datos para administradores de fincas publicada por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Es una referencia útil si quieres conocer todos los detalles desde una fuente oficial.
