El sector turístico en España se enfrenta a una nueva normativa que entrará en vigor a partir de octubre de este año. Todos los alojamientos, sin importar su tamaño o categoría, estarán obligados a solicitar el DNI de sus huéspedes y registrarlo en una nueva plataforma informática. Esta medida responde a la necesidad de reforzar el control sobre los datos de los turistas y asegurar su correcto envío a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, una obligación que ya existía, pero que ahora se verá fortalecida con la implementación de esta herramienta tecnológica.
Nuevas obligaciones para los alojamientos turísticos
A partir del 1 de octubre, el sector turístico deberá haber adaptado la obligatoriedad de registrar los datos de los huéspedes en un sistema digital unificado. Esta nueva herramienta informática permitirá a los hoteles, hostales, apartamentos turísticos y cualquier tipo de alojamiento cumplir con el deber de enviar la información a la Policía Nacional o Guardia Civil de manera más eficiente y segura. Además, el cumplimiento de esta normativa evitará sanciones por la falta de control sobre los datos personales de los huéspedes.
La normativa por la que se han regido los establecimientos turísticos hasta ahora se encuentra recogida en el Decreto 1513/1959, en relación con los documentos que deben llevar los establecimientos de hostelería referentes a la entrada de viajeros. No obstante, el tiempo transcurrido desde la publicación de dichas normas ha hecho evidente sus carencias, como que no se recojan todas las modalidades actuales de alojamiento turístico, así como, la normativa actual tampoco permite que se facilite a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad toda la información disponible, necesaria para que puedan realizar sus labores de prevención y protección.
Este cambio tiene un impacto significativo en el funcionamiento de los alojamientos turísticos. Estableciendo que los interesados de este sector deban registrar los datos obligatorios de sus clientes, lo que incluye nombre, apellidos, sexo, número de DNI, número de soporte de documento, tipo de documento, fecha de nacimiento, nacionalidad y otros datos personales requeridos. No registrar estos datos o hacerlo de manera incorrecta podría conllevar sanciones severas, por parte de las autoridades de seguridad.
La fotocopia del DNI: una práctica cuestionada
Uno de los temas más polémicos relacionados con la gestión de los datos personales en los alojamientos turísticos es la fotocopia del DNI. Durante años, muchos establecimientos han optado por realizar una copia física del documento como medida de seguridad para garantizar la identificación del huésped. Sin embargo, esta práctica ha sido cuestionada por la AEPD debido a la falta de bases legitimadoras correctas,así como a los riesgos que implica en cuanto a la protección de datos.
El uso indiscriminado de fotocopias del DNI podría derivar en sanciones para los alojamientos, especialmente cuando se usan para finalidades distintas de las legalmente permitidas o bajo el paraguas de bases legitimadoras erróneas. Puesto que es cierto que los alojamientos turísticos deben registrar datos de los documentos de identificación de sus clientes para cumplir las normas españolas sobre registros de viajeros y comunicarnos a las
Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado en cumplimiento de la normativa de seguridad ciudadana, pero nada indica que para cumplir con dicha obligación se tenga que fotocopiar o escanear el DNI. Según la AEPD, las fotocopias del DNI sólo pueden realizarse en situaciones estrictamente necesarias, y en ningún caso se debe abusar de esta práctica como medida de rutina en los alojamientos turísticos. La nueva normativa digital apunta a reducir esta necesidad, al establecer un sistema de registro electrónico que elimina la dependencia de las copias físicas.
De acuerdo con un artículo reciente que hemos publicado en nuestro blog, la digitalización del proceso no solo asegura un mayor control sobre los datos, sino que también minimiza el riesgo de incumplimientos que puedan resultar en multas o sanciones por parte de las autoridades competentes.
El papel de la Policía Nacional y las Fuerzas de Seguridad
El registro de huéspedes en la nueva plataforma informática no es solo un requisito de los alojamientos y negocios de alquiler de vehículos a motor, sino que forma parte de una estrategia más amplia de seguridad pública. La información recopilada se enviará en tiempo real a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, lo que permitirá un control más efectivo de las personas que se alojan en el territorio español.
Según las recomendaciones de la Policía Nacional, este sistema digital mejorará la eficiencia en la lucha contra delitos como el terrorismo o la trata de personas, ya que se dispondrá de información actualizada y precisa sobre el movimiento de turistas y visitantes en el país. El cumplimiento de esta nueva normativa no solo tiene implicaciones legales, sino que también representa una contribución a la seguridad nacional, algo que tanto los alojamientos como los huéspedes deben tener en cuenta.
Multas y sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de esta nueva normativa puede acarrear sanciones económicas severas, por parte de las autoridades de seguridad en aplicación del régimen sancionador establecido Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana.. Las multas pueden ir desde las leves, por no registrar los datos de manera correcta o por no utilizar la plataforma obligatoria, hasta las graves, en casos donde la información personal de los huéspedes sea mal gestionada o se haga un uso indebido de ella, como en el caso de la fotocopia del DNI.
Para evitar estas sanciones, se recomienda a los alojamientos revisar sus políticas internas y asegurarse de que todos los empleados estén familiarizados con los nuevos requisitos legales. De igual manera, es esencial contar con medidas de seguridad apropiadas para la protección de los datos personales y cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
La importancia de la ciberseguridad y la protección de datos
Con la nueva herramienta informática, la ciberseguridad se convierte en un aspecto crucial para el sector turístico. Al manejar grandes volúmenes de datos personales, los alojamientos deben implementar sistemas de seguridad robustos que protejan la información de posibles ataques o accesos no autorizados. Contar con profesionales especializados en Derecho y Nuevas Tecnologías es esencial para garantizar el cumplimiento de todas las normativas relacionadas con la protección de datos en el ámbito turístico .
El sector turístico debe, por tanto, adoptar una estrategia integral que combine el cumplimiento de las normativas con una gestión eficiente y segura de los datos personales de los huéspedes. Las sanciones por violaciones a la protección de datos pueden alcanzar cifras considerables, especialmente en un contexto donde la AEPD tiene una mayor capacidad de fiscalización.
La implementación de esta nueva normativa no solo moderniza el sector turístico, sino que refuerza el compromiso de los alojamientos con la seguridad y el cumplimiento normativo. El uso de la nueva plataforma digital para el registro de huéspedes asegura que tanto los alojamientos como sus clientes se beneficien de un entorno más seguro y regulado.
