¿Eres de las personas que suelen pedir copias del DNI en tu empresa? Sabemos que son muchas las que, para determinadas gestiones, solicitan este tipo de documentación a terceros. Pero, ¿es legal hacerlo? En Gesprodat, te contamos cómo actuar correctamente al respecto.
¿Es buena idea pedir copias del DNI desde las empresas?
No, no lo es, salvo excepciones. Nuestro documento nacional de identidad contiene mucha información que no sirve de nada a una empresa. ¿Para qué le iba a servir, por ejemplo, los nombres de tus padres? Por esta razón, se considera una recogida innecesaria de datos que contradice los mandatos del RGPD. Lo correcto, si necesitas cotejar los datos, es pedirlo, pero no fotocopiarlo.
¿En qué casos se puede fotocopiar el documento nacional de identidad?
Ante diversas situaciones, solicitar el DNI para verificar la identidad de una persona es necesario para garantizar que una transacción sea segura. Los casos más habituales son:
- Al contratar a un nuevo empleado. Esta verificación es imprescindible para constatar la legalidad de la contratación. Además, te lo exigen algunas normas laborales.
- Para abrir una cuenta en una entidad financiera. Con esta comprobación, evitan fraudes o suplantaciones de identidad.
- A la hora de celebrar contratos o acuerdos comerciales formales. No sería válido el negocio sin identificar a las partes involucradas.
- Por obligaciones fiscales y legales. Según sea el objetivo de tu negocio, puedes estar obligado a conservar los datos identificativos de tus clientes o proveedores.
Contra el uso indiscriminado de copias del documento nacional de identidad
Ante una pedida descontrolada de copias del DNI por parte de las empresas a cualquier persona, la AEPD decidió intervenir a través del informe 48/2023, donde analizaba el problema. Alguna consultoría de protección de datos, de hecho, ha advertido de que el conocimiento de determinados datos sensibles conlleva riesgo de suplantaciones. Tampoco se respeta las normas de borrado seguro de datos y los plazos máximos en los que estos pueden ser almacenados.
La filosofía que hay tras la posición de la AEPD es que, aunque esta documentación es útil para la identificación de las personas, no son necesarios todos los datos que contiene. Por este motivo, emite ciertas instrucciones, por ejemplo, al sector hotelero para que deje de pedir copias de los DNI a los usuarios. Se debe centrar, exclusivamente, en los datos que requiere la policía, ni uno más.
Por otro lado, indica que, al publicar los actos administrativos o de cualquier otra índole, el número del DNI de los usuarios no puede aparecer completo. Sin embargo, es inevitable recordar las publicaciones del censo ante eventos electorales y al que todo el mundo tiene acceso. De hecho, los partidos políticos reciben copias con información sensible para sus interventores. Imaginamos que la AEPD no ha dicho aún su última palabra al respecto.
Así pues, y ante el riesgo de sanción, es mejor que antes de pedir copias del DNI a trabajadores o clientes, cuentes con el apoyo legal de una asesoría de protección de datos.
