Desde hace años, tanto las empresas como los autónomos tienen en cuenta los riesgos de compliance en sus actividades. Pero ha sido a raíz de la pandemia por el covid-19, en la que el teletrabajo ha disfrutado de un mayor auge, cuando ha surgido la necesidad de atender esos mismos riesgos desde otro punto de vista.
El compliance se basa, sobre todo, en evitar peligros fomentando las buenas prácticas entre los trabajadores y empleando diferentes procedimientos para asegurar el cumplimiento de las normas. Te habrás dado cuenta de que es mucho más difícil hacerlo cuando cada persona trabaja en un sitio diferente.
¿Cómo combinar el teletrabajo con el respeto a las políticas internas de la empresa?
Las nuevas tecnologías han sido indispensables durante la pandemia. Ahora, además, pueden sernos de ayuda a la hora de cumplir las políticas internas de la empresa.
La forma de aplicar la Ley de Protección de Datos al trabajar desde casa, bibliotecas u otras oficinas, imprimir, enviar y recibir emails, realizar o recibir llamadas es un verdadero reto para el área de compliance de cualquier negocio. Para solucionarlo, se están poniendo en práctica los sistemas de encriptamiento de datos, que sirven para codificar la información de modo que ninguna persona no autorizada pueda tener acceso a ella.
Limitar la posibilidad de imprimir documentos o enviar emails a solo unos pocos trabajadores o a los encargados es igualmente útil. Ellos tendrán que supervisar lo que se imprime o envía para asegurarse de que no vulnera ninguna norma.
Otro posible riesgo es que los equipos de los trabajadores no estén protegidos de manera adecuada. Una persona externa a la empresa podría acceder a los equipos y obtener información confidencial, datos personales de un cliente o información sensible del propio personal de la empresa. Un remedio muy sencillo sería introducir una contraseña en cada equipo. A los empleados no les llevaría apenas tiempo y la inseguridad disminuiría.
Es importante también la conservación de los documentos. Cumplir la ley en este sentido pasaría por establecer medidas de seguridad como la renovación de contraseñas, que consiste en un sistema temporal de claves. Cada quince o treinta días, cada persona cambia su contraseña por otra distinta para entorpecer los posibles ciberataques.
El teletrabajo se presenta como un nuevo reto para los riesgos de compliance
Los trabajadores también se han visto afectados por las nuevas circunstancias. Necesitan una buena formación sobre las mejores formas de proteger los documentos, guardar datos, utilizar internet y el correo electrónico de manera adecuada, preservar la información interna de la empresa y asegurar los equipos. La formación es la mejor herramienta para lograr que todos los empleados se impliquen en la prevención de los riesgos.
Algo que afecta directamente a tus empleados es el control de sus horarios y de su productividad. Con el fin de que los negocios puedan realizar estas comprobaciones igual que lo hacían antes, se está usando la huella digital. Esta huella funciona como un rastro que cada persona deja por internet a medida que va navegando. Se creará un registro en el sistema cuando un trabajador inicie sesión, cuando haga un determinado informe, cuando deje de utilizar las aplicaciones o herramientas de la organización, envíe un email o entregue un documento.
Tampoco los secretos de empresa ni sus procesos empresariales deberían hacerse públicos. Una fórmula interesante es identificar en el sistema a las personas que pueden actuar sobre ellos. Puedes utilizar claves personales para conocer quién accede o autorizar solo a determinadas personas.
Como ves, los riesgos de compliance que ha traído el teletrabajo han obligado a las empresas y autónomos a adaptarse a las nuevas circunstancias. Es un hecho que a lo largo del año las condiciones laborales y la forma de afrontarlas han cambiado completamente y debemos actuar.
Los trabajadores también se han visto afectados por las nuevas circunstancias. Necesitan una buena formación sobre las mejores formas de proteger los documentos, guardar datos, utilizar internet y el correo electrónico de manera adecuada, preservar la información interna de la empresa y asegurar los equipos. La formación es la mejor herramienta para lograr que todos los empleados se impliquen en la prevención de los riesgos.
Algo que afecta directamente a tus empleados es el control de sus horarios y de su productividad. Con el fin de que los negocios puedan realizar estas comprobaciones igual que lo hacían antes, se está usando la huella digital. Esta huella funciona como un rastro que cada persona deja por internet a medida que va navegando. Se creará un registro en el sistema cuando un trabajador inicie sesión, cuando haga un determinado informe, cuando deje de utilizar las aplicaciones o herramientas de la organización, envíe un email o entregue un documento.
Tampoco los secretos de empresa ni sus procesos empresariales deberían hacerse públicos. Una fórmula interesante es identificar en el sistema a las personas que pueden actuar sobre ellos. Puedes utilizar claves personales para conocer quién accede o autorizar solo a determinadas personas.
Como ves, los riesgos de compliance que ha traído el teletrabajo han obligado a las empresas y autónomos a adaptarse a las nuevas circunstancias. Es un hecho que a lo largo del año las condiciones laborales y la forma de afrontarlas han cambiado completamente y debemos actuar.
