¿Por qué evitar los emails múltiples sin destinatarios anónimos? El envío de emails múltiples es una práctica que, en el ámbito profesional, se lleva a cabo con bastante frecuencia. Sin embargo, la legislación actual en materia de protección de datos lo ha cambiado todo. ¿Sabías que puedes estar cometiendo un delito que comprometa información confidencial? En este artículo te explicamos por qué debes cambiar tu modo de comunicación.
¿Es legal hacer envíos de emails múltiples?
Los correos electrónicos con múltiples destinatarios están permitidos, pero con una condición principal. Deben efectuarse de manera que las direcciones de email de todos los receptores permanezcan ocultas. ¿Por qué razón? La Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, reconoce el derecho a la privacidad en las comunicaciones electrónicas.
Por lo anterior, se trataría de una vulneración a la privacidad y a la identidad digital. Dicha infracción se encuentra enmarcada en el artículo 72.1, a) de la LOPDPGDD, que se apoya en «los principios y garantías establecidos en el artículo 5 del Reglamento (UE) 2016/679». La normativa comunitaria sirve de amparo para el régimen sancionador aplicable hoy en día.
En concreto, el Considerando 61 de Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo establece lo siguiente: «Si los datos personales pueden ser comunicados legítimamente a otro destinatario, se debe informar al interesado en el momento en que se comunican al destinatario por primera vez». Esta imposición afecta, obviamente, a los correos electrónicos.
Por otro lado, debes tener aún más cuidado si el envío tiene fines promocionales. En este caso, las campañas de email marketing deben estar enfocadas, exclusivamente, a quienes hayan autorizado recibirlas. De lo contrario, estarías utilizando datos confidenciales como canal para la transmisión de spam.
¿Por qué debes usar la función CCO?
Seguir enviando correos a múltiples contactos es posible. La clave está en seleccionar la opción de CCO (con copia oculta), que en correos dirigidos a una pluralidad de personas destinatarias, sus direcciones o su identificación permanecerán ocultas para el resto de personas destinatarias. De esta forma, la persona que envía el email será la única capaz de ver todas las direcciones de los receptores.
En la actualidad, todas las plataformas de comunicación online incorporan esta función. Podrás encontrarla justo debajo de CC (con copia), que es la que se marca habitualmente. Esta última debes reservar solamente para cuando tengas el consentimiento expreso de todas las demás personas. De no ser así, lo mejor que puedes hacer es mostrar prudencia al respecto.
Hay numerosas compañías que han ignorado esta práctica y han sido sancionadas. Un caso reciente derivó en una multa por parte de la AEPD a una empresa con más de 4000 personas en plantilla. Una felicitación navideña a sus empleados fue el detonante, dado que todos podían ver las direcciones de email. Con una sola denuncia, el caso llegó a la AEPD, quien tomó medidas.
Como has podido comprobar, el envío de emails múltiples han de realizarse con ciertas precauciones. La realidad demuestra que es una costumbre que puede afectar a la privacidad de otras personas. Por lo tanto, este cambio deberías adoptarlo con inmediatez, si es que no lo has hecho ya.
