El compliance penal es esencial en una empresa. Consiste en el cumplimiento normativo dentro de la organización, lo cual se lleva a cabo mediante la supervisión tanto de normativas legales o económicas externas como de normas internas.
Pero para que el compliance sea efectivo es necesario conocer la empresa y lo que ocurre en su interior, ya que para subsanar errores, antes debe saberse de su existencia.
Una herramienta muy valiosa: canal de denuncias
El canal de denuncias es una herramienta muy efectiva para avanzar en el cumplimiento exhaustivo del compliance en tu empresa. Permite que los trabajadores puedan tramitar denuncias de forma completamente confidencial si sospechan que existe una conducta nociva, ya sea entre los empleados o en algún tipo de proceso. Algunas de las conductas que se previenen son la corrupción, el fraude, el acoso, etc.
Además, tu sociedad podrá detectar este tipo de conductas, antes de que adquiera una gravedad preocupante, en una etapa temprana, lo cual no solo genera mayor confianza por parte de los empleados, sino que además mitiga riesgos para la empresa.
Igualmente, si tu empresa tiene más de 50 trabajadores, desde 2019 estás obligado a tener este canal de acuerdo con la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019.
Claves para montar una canal para tramitar denuncias eficaz
Uno de los puntos esenciales para que tu canal de denuncias sea efectivo es tener cautela con las medidas de protección de datos de los empleados que lo utilicen. Este canal debe ser confidencial y estar libre de represalias en la empresa. Pero ¿qué características debe tener tu canal para ser realmente efectivo?
1. Formar a los empleados en el uso del canal
Los empleados de tu empresa deberán saber cómo utilizarlo adecuadamente. Para ello, debes formarles adecuadamente en lo que se consideran conductas nocivas, es decir, constitutivas de delitos, y sobre cómo utilizar el sistema. Además, es importante que confíen en el canal sabiendo que no habrá represalias y que sus datos estarán protegidos. A su vez, deberán saber qué profesionales se encargan de tramitar esas denuncias.
2. Preparar a los analistas de denuncias
Deben existir varias personas encargadas de analizar las denuncias y de tipificarlas y organizarlas según su gravedad. Dicho grupo será el filtro, pues decidirán si comunicarlas o no o si es necesario contratar personal externo de investigación. Deberán saber trabajar con la diligencia que se requiere, ya que encontrarán frecuentemente datos especialmente sensibles.
3. Hacerlo fácilmente accesible
Si de verdad quieres que tu empresa avance en compliance penal, el canal deberá ser sencillo de utilizar. Los empleados, además de tener confianza en él, deberán verlo accesible. Todos los miembros de tu empresa deberán conocer el procedimiento a seguir si detectan irregularidades. Para ello, te recomendamos que solo exista un canal, ya que si hay varios, la información se desconecta y es difícil de analizar.
4. Tener un software de gestión adecuado
Hoy en día, todo está automatizado. Por tanto, tener un software de gestión aporta un gran ahorro de tiempo y trabajo a la hora de gestionar las denuncias que se interpongan. El uso de la tecnología te ayudará a organizarlas, archivarlas o verlas en un mapa para crear estadísticas. Además, supondrá una mejora en la comunicación entre tus empleados y la empresa.
En definitiva, el compliance penal es esencial para el funcionamiento de una empresa. Para avanzar en esta importante tarea, una herramienta muy efectiva es el canal de denuncias, obligatorio para empresas con más de 50 trabajadores. Con la detección temprana de conductas nocivas, te será mucho más fácil avanzar en la estrategia de la sociedad, lo que se traducirá en un crecimiento en todos los aspectos.
