Los secretos de tu organización son el mejor sistema para proteger tus activos de información: esos datos valiosos que funcionan como herramientas en el día a día y que contribuyen al desarrollo de tu actividad económica.
En la mayoría de las ocasiones, su pérdida o robo implicaría una pérdida importante de patrimonio o competitividad, por lo que es importante que establezcas sistemas eficaces para protegerlos.
¿Por qué debes proteger tus secretos empresariales?
De la misma forma que cuentas con medidas de seguridad que custodian los bienes materiales de tu negocio o que tienes patentes para proteger tu patrimonio intelectual, los secretos empresariales tienen que ser preservados y defendidos, ya que son un activo intangible cuyo rol afecta directamente a tu productividad.
En la Directiva UE 2016/943 del Parlamento Europeo, publicada en junio de 2016, se establecían las bases de la actual Ley 1/2019, de 20 de febrero de 2019, también conocida como Ley de Secretos Empresariales (LSE). En estos textos se define como secreto empresarial cualquier información relativa a la empresa, independientemente del área, que cumpla estas tres condiciones:
1.- Que no sea generalmente conocida ni se pueda acceder fácilmente a ella.
2.- Que su carácter secreto implique un valor para la empresa.
3.- Que se estén tomando medidas para que la información no sea revelada.
Este último punto exige que para que tus secretos empresariales puedan estar amparados por la ley y puedas actuar ante violaciones de la confidencialidad de empleados o prácticas de competencia desleal, adoptes medidas de seguridad previas que preserven tus activos de información de las malas praxis.
¿Cómo puedes crear un inventario y clasificar los secretos empresariales?
La dificultad para proteger estos secretos empresariales aparece en el mismo momento en el que tus empleados tienen que trabajar con ellos para poder desarrollar sus tareas con normalidad. En estos casos, se convierten en herramientas de trabajo cuyo acceso por parte de los trabajadores es imprescindible.
El primer paso para poder proteger los secretos empresariales sin impedir su uso en el desarrollo de la actividad económica es el de desarrollar un inventario y clasificar los activos. Esto te permitirá tener un mayor control sobre los datos y organizarlos de tal manera que solo puedan ser vistos por quienes los necesitan para realizar sus tareas.
Para poder inventariar tus activos de información tendrás que crear una lista con todos esos secretos que sean importantes para tu compañía. Una vez que conozcas todos los datos de los que dispones, la siguiente etapa será su clasificación. El primer paso será definir si eres el propietario de los datos (algoritmos, fórmulas sin patentar, etc.) o si simplemente eres beneficiario de su acceso (bases de datos de clientes o proveedores).
Otras cuestiones a tener en cuenta en la clasificación de secretos de empresa son: su valor estimado, los niveles de seguridad que tienen, las necesidades de acceso de tus empleados a los mismos, los requisitos legales que tienes que cumplir para almacenarlos y su relevancia estratégica dentro de la empresa. Conocer toda esta información te permitirá ordenarla por niveles de seguridad y te facilitará la creación de distintos tipos de permisos.
Además de los permisos, es aconsejable que crees protocolos de seguridad para la información sensible y te asegures que estos siguen la legislación vigente. La clasificación por niveles te ayudará a establecer filtros con los que homogeneizar las medidas de protección.
Como puedes ver, la ley amparará y protegerá los secretos de tu organización siempre y cuando puedas demostrar que has tomado medidas para preservarlos previamente. Con un inventario y un sistema de clasificación, darás los primeros pasos para la gestión correcta de los mismos.
