Con los cambios sucedidos en la normativa de protección de datos, se ha vuelto indispensable que conozcas sus premisas para no incurrir en prácticas que puedan acarrear sanciones. Y es que la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) vela más que nunca por el cumplimiento de las buenas prácticas al respecto.
De esta vigilancia no se escapa ya ni siquiera el WhatsApp. La aplicación de mensajería más utilizada a nivel mundial ya es mucho más que una herramienta para estar en contacto con familiares y amigos. Ahora se emplea también a nivel empresarias para hablar con clientes y proveedores.
¿Cómo debe usarse WhatsApp a nivel profesional?
A la hora de utilizar el WhatsApp en el trabajo, hay que hacer énfasis en que la herramienta necesaria no es la aplicación tal cual, sino el WhatsApp Business. Esta se encuentra adaptada a las necesidades de autónomos, profesionales y empresas, contando con funcionalidades distintas a la app diseñada para las comunicaciones personales.
Entre dichas funcionalidades encontrarás algunas muy útiles, tales como la puesta a disposición del usuario de herramientas para automatizar y ordenar mensajes en base a distintos parámetros y no solo por orden cronológico. Asimismo, también las respuestas son más sencillas y pueden dirigirse a diferentes grupos creados, pero tratados de manera individual.
Las comunicaciones con clientes
El punto más importante del uso de esta aplicación de mensajería instantánea es el relativo al modo de comunicarse con tus clientes. Para hacerlo con toda seguridad, el primer paso antes de hacerlo es comprobar que el tratamiento de los datos es lícito. Esto se hará certificando que se adecúa a lo descrito en el artículo 6 del RGPD.
Por norma general, el tratamiento cumplirá con lo necesario para ser lícito en el momento en que la comunicación sea necesaria para la ejecución de un contrato ya suscrito y del que el interesado sea parte. Por supuesto, también lo será en el momento en que el cliente así lo autorice expresamente.
Otra condición sine qua non para adecuarse a la legalidad vigente viene expresada en el artículo 13 del Reglamento. Este recoge que el responsable del tratamiento de los datos de carácter personal deberá identificarse clara e inequívocamente. Además, tendrá que informar de los fines para los que se utilizará la información obtenida.
La recomendación general es que uses WhatsApp únicamente para enviar publicidad y a nivel informativo. No se aconseja compartir a través de la aplicación datos personales o información confidencial, pues escapan al control de la empresa quedando en manos de la política de privacidad de la herramienta de mensajería. Y, de producirse algún error, el responsable último será pese a ello el encargado del tratamiento propio.
El empleo de WhatsApp a nivel interno
Además de para la comunicación con proveedores o clientes, la herramienta de mensajería es habitualmente muy empleada a nivel interno. Es muy frecuente para ello la creación del habitual grupo de WhatsApp. Cuando sea este el caso, el responsable máximo del negocio ha de comunicarlo previa y explícitamente antes de la incorporación a dicho grupo, especialmente cuando se trata de teléfonos particulares.
También es recomendable que, cuando se produzca la entrada de un nuevo miembro, se haga constar la información relativa al tratamiento de los datos, la finalidad de la información que se recabe y, en general, toda la información que el RGPD hace necesario poner a disposición de los interesados. Es el caso también de la manera de contactar con el responsable o el Delegado de Protección de Datos, si lo hubiere.
No emplees malas prácticas a la hora de buscar nuevos clientes para tu empresa empleando erróneamente datos personales y confía en profesionales para asesorarte el respecto. Como expertos, te daremos las pautas necesarias para que cumplas estrictamente con la normativa de protección de datos.
