Cualquier empresa, por pequeña que sea, suele poseer datos de sus clientes, incluyendo las inmobiliarias. Tras la entrada en vigor de la nueva ley de protección de datos, se debe hacer un uso adecuado de los ficheros que contengan esos datos.
Para ello se realiza un contrato de cesión de datos que se debe aceptar o firmar por el cliente.
Este contrato debe ir por escrito o de manera electrónica, tiene que incluir el artículo 28 que habla sobre la RGPD del 27 de abril de 2016, en concreto es la 2016/679.
Tiene que venir la relación entre responsables y encargados de tratar con los datos. También es necesario indicar la manera en la que se van a gestionar dichos datos.
¿Qué puntos son susceptibles de colaboración en este tipo de contratos?
Todos en la empresa deberán firmar el acuerdo de confidencialidad y asegurarse que no revelarán información de los clientes a terceros sin autorización.
Hay que analizar los riesgos de seguridad de los datos y tomar medidas para que estén protegidos.
¿Colaboración o delegación?
Puede pasar que el volumen de datos sea tan grande que el riesgo sea mayor a lo deseado, en ese momento hay que pensar si delegar las funciones de seguridad nombrando a un DPD «Delegado de Protección de Datos». Esta persona se dedicará a detectar fallos y hacer cumplir la ley de protección.
Se puede contratar un servicio externo o bien hacer una contratación para que esté en la plantilla de la empresa, todo dependerá del tipo de gestión de datos que se tenga.
Como inmobiliaria puede que no se necesite esta figura dentro de la empresa, pero todo dependerá de la sensibilidad de los datos que se tengan.
Se debe comunicar lo antes posible cualquier intento de intrusión en los datos almacenados. Esto incluye el robo físico de los datos o el robo cibernético de los mismos. En ese caso se deberá acudir a la policía y avisar a las autoridades competentes.
La ley dice que se debe hacer en las primeras 72 horas para poner en conocimiento de las autoridades y afectados de la situación.
Recuerda que el cliente tiene el derecho de modificar los datos, de recuperarlos si fuera el caso, incluso exigir el borrado total de los mismos, por ello tienen que estar disponibles en todo momento, sobre todo cuando hablamos de internet.
Si la inmobiliaria cuenta con una página web en la que están registrados miles de personas, cada una de ellas debe tener fácil acceso a sus datos y poder borrarlos con un simple click una vez que se hayan identificado como dueños de ellos.
En estos casos se necesita tener una base de datos que sea ágil y fácil de administrar ya que no es lo mismo tener un archivador con 50 clientes que un portal inmobiliario con miles de personas dadas de alta que van navegando por las distintas páginas mientras las cookies van recopilando información del navegador.
¿Qué medidas debo aportar cómo empresa?
Debemos proteger los datos y si el cliente lo pide, entregarlos o eliminarlos y no venderlos o darlos a terceros sin el consentimiento del mismo.
Realizar un registro
Tienes que dejar constancia de por qué vas a guardar esos datos y para que los vas a usar.
Si cambias la manera de almacenarlos, del uso, del trato que se le va a dar debes actualizarlo en las políticas de datos ya que puedes tener una inspección y deberá estar todo correcto o te pueden sancionar.
Firma de contratos de terceros
Quizás no sepas muy bien que es esto: es cuando estás cediendo a terceros los datos, a lo mejor ya lo estás haciendo sin darte cuenta y sin un contrato de cesión.
La gestoría con la que trabajas o algunos proveedores tienen acceso a los datos de tus clientes para poder trabajar, por ello debes hacerles firmar un contrato de tratamiento de datos.
Solicitar el consentimiento del cliente
Lo que ha cambiado con esta ley es que el cliente debe estar enterado de todo y debe dar el consentimiento para tratar sus datos. Quizás antes no se ponía atención al procesamiento de los datos que dábamos y lo que se busca con esto es tener el consentimiento expreso del uso de los mismos.
En caso de las webs, bastará con un simple click en el apartado correspondiente, en caso de otros servicios se deberá hacer con la firma correspondiente del documento impreso.
Por eso es importante tener en cuenta la ley RGPD también en las inmobiliarias y de esta manera hacer un buen plan de protección de datos de nuestros clientes cumpliendo debidamente con la ley actual.
