Las empresas alimentación están obligadas a implementar el Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) a partir del 25 de mayo de 2018 para evitar incumplimientos que deriven en cuantiosas sanciones. En este artículo nos centramos en la importancia de actuar proactivamente y en la necesidad, en ocasiones, de solicitar el concurso de personal especializado.
¿La protección de datos en empresas de alimentación tiene diferencias?
Las políticas para preservar datos personales en estas empresas son, en esencia, similares a las de otros organismos ya existentes y hay amplia información en el RGPD. El principal elemento común es el hecho de que las compañías tendrán que actuar de forma proactiva y no solo cuando haya algún problema que solventar.
Sin embargo, si una empresa de alimentación cuenta con fábrica, almacén u oficina, eso implica probablemente la existencia de sistemas de videovigilancia, y ahí sí que habría una problemática específica que resolver. El motivo de la existencia de estos dispositivos es doble: por un lado, garantizar que los trabajadores cumplen correctamente con su cometido y, por el otro, vigilar posibles robos cuando no hay actividad.
Los sistemas de videovigilancia seguirán, en primer lugar, lo que ya estaba establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos 15/1999 (LOPD) y la Ley de Seguridad Privada 5/2014 (LSP). Existen determinados elementos que tienes que incluir para cumplir con el RGPD que modifican lo que marca la legislación estatal.
¿He de inscribir las cámaras en el Registro General de Protección de Datos?
El RGPD obligará a que se registre cada cámara de videovigilancia que utilicemos en el Registro General que depende de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Sin embargo, es importante indicar que se ha eliminado la obligatoriedad que preveía la LOPD de inscribir todos los ficheros en la AEPD, optando por la autorregulación. Un elemento necesario cuando gestiones el alta es indicar expresamente para qué vas a realizar la instalación del dispositivo.
¿Hay que informar de la existencia de cámaras?
Ya sea en las zonas abiertas al público o instalaciones profesionales, es obligatorio instalar un cartel en un lugar visible que informe de la existencia de un sistema de videovigilancia. Lo cierto es que esta obligatoriedad ya estaba contemplada en la legislación estatal, concretamente en la LOPD y en la LSP pero el RGPD la mantiene y amplía los supuestos en cuanto a derechos.
Además, hay que indicar el responsable del tratamiento de los datos y la opción de ejercitar sus derechos de Acceso, Rectificación, Supresión, Oposición, limitación de los datos y portabilidad con las variaciones que ha introducido el RGPD. Concretamente, la aplicación práctica en este caso está en el derecho a la portabilidad de datos que tiene el usuario porque hay que facilitar una copia a petición de parte.
¿He contar con el consentimiento de los trabajadores?
En el supuesto de los trabajadores y sistemas de seguridad privada, no estarás obligado a obtener el consentimiento explícito para filmar imágenes de tu empresa por motivos de seguridad. Se entiende que es un elemento necesario para garantizar el desempeño laboral y que se cumple con el principio de proporcionalidad. Ahora bien, tan solo podrás tratar estos datos con fines preventivos y estarás obligado a eliminarlos cuando pasen 30 días sin novedad.
Imágenes en la vía pública
Hay una condición que tienes que conocer para no contravenir la normativa por desconocimiento. En el caso de que grabes imágenes de la vía pública, sí deberías pedir consentimiento porque se entiende que no te limitas a vigilar tu empresa.
Limitaciones en el local
Por otra parte, en ningún caso podrás tomar imágenes de los vestuarios o baños de la empresa porque este supuesto contraviene el derecho a la intimidad de los trabajadores y el principio de proporcionalidad que hay que aplicar.
¿Quién puede ver las imágenes?
Las imágenes de una cámara de videovigilancia son archivos sensibles que están sujetos a una determinada reglamentación porque son datos protegidos que no se pueden difundir. La única persona autorizada para visionarlas es el responsable de seguridad de la empresa y, solo en el caso de que haya posibles delitos, la gerencia o las fuerzas y cuerpos de seguridad para emprender acciones legales.
En cualquier caso, será obligatorio que les informes de las obligaciones que contraen y tendrás que cumplir con el principio de proporcionalidad en el tratamiento de datos. Muchas veces, aplicar el sentido común será suficiente, pero en otras es mejor que consultes a un especialista en protección datos.
Conclusión
Las empresas alimentación tienen que realizar un esfuerzo para introducir las novedades del RGPD y no quedarse desfasadas. En videovigilancia, lo principal es nombrar a las personas que gestionen esta cuestión y realizar una supervisión profesional que impida un uso incorrecto de datos e imágenes personales. Si tienes dudas al respecto, un servicio de consultoría especializada en protección datos te puede ayudar.
