Consciente de la gran relevancia de unos administradores que gestionan alrededor del 80% del parque de viviendas en España, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado el documento «Protección de datos y administración de fincas» como guía básica para incentivar y facilitar el cumplimiento de la legislación vigente en el marco de las comunidades de vecinos.
La guía empieza exponiendo los temas generales de la legislación sobre protección de datos aplicable a los administradores de fincas que actúen en nombre de las comunidades de propietarios. Así, se dedica inicialmente un espacio para definir algunos conceptos, detallar cuestiones como la inscripción de los ficheros y el posterior registro de acciones. Se establecen los rudimentos de la relación entre el administrador y la comunidad de propietarios que gestiona; en concreto, se enumeran las obligaciones más importantes de cada una de las partes.
El documento con las directrices se centra, por otro lado, en ciertas situaciones de denuncia o de simple consulta que se dan con frecuencia ante la Agencia, tales como la información sobre la publicación en el tablón de anuncios de los pagos pendientes (con la identidad de los deudores y de las cuotas impagadas), criterios ante la instalación de cámaras de vigilancia, el tratamiento de datos de los trabajadores o la obtención y acceso a la documentación de la comunidad (derecho de todo vecino según los artículos 14 y 20 de la Ley de Propiedad Horizontal en relación con el 11.2.a) de la LOPD.
El compromiso de la AEPD se muestra en el hecho de que haya elegido este sector como primer ámbito al que dedicar un monográfico en este 2017, y al que seguirán guías relativas a la protección de datos en centros docentes o en el ámbito de las telecomunicaciones. Además de la guía estrenada, la Agencia ha puesto a disposición de los administradores y vecinos una serie de textos útiles, como la «Guía para el cumplimiento del deber de información», la «Guía para la elaboración de contratos entre responsables y encargados» y la «Guía del Reglamento europeo para responsables de tratamiento», así como un catálogo de preguntas frecuentes que es una de las más visitadas en su web.
Las guías son particularmente pertinentes en el contexto de la próxima entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos, cuyo cumplimiento será exigible a partir del 25 de mayo de 2018 y en esta etapa transitoria desde su entrada en vigor hasta el año que viene ya se está llevando a cabo una revisión de la normativa vigente para su correcta adaptación al nuevo Reglamento.
La adecuada comprensión del Derecho de las Nuevas Tecnologías, que tiene a la LSSICE y la LOPD como ejes normativos centrales, requiere de la asesoría o consultoría en protección de datos de expertos familiarizados con un campo jurídico de tan reciente auge. En particular, el ámbito de la comunidad de vecinos está sujeto a multitud de elementos y situaciones con incidencia potencial en la protección de datos. Todo administrador es consciente de lo delicado de sus gestiones, que pueden afectar a los derechos fundamentales de sus vecinos. Además, el administrador ha de estar en permanente formación ante las continuas actualizaciones en el área de la protección de datos.
