A raíz de la entrada en vigor del nuevo Reglamento (en adelante, RGPD), la Agencia Española de Protección de Datos ha publicado diversas guías, entre las cuales destaca Guía para el cumplimiento del deber de informar, en la que recomienda el modelo multinivel para facilitar la información a los interesados conforme a las exigencias de la nueva normativa europea. En este artículo nos centraremos en la información que se ha de detallar en la segunda capa de este modelo.
¿Qué información se ha de incluir en la segunda capa?
En este segundo nivel se pretende, por un parte, completar la información resumida en la primera capa, desarrollando y explicando ese primer nivel. Y, por otra parte, añadir información adicional que exija el RGPD y que no está contenida en la primera capa.
A título de ejemplo, en el epígrafe de “Finalidad” debe informarse más detalladamente que en la primera capa sobre las finalidades del tratamiento de los datos de carácter personal. A su vez, en este nivel se debe incluir el plazo de conservación de dichos datos personales o, si no fuera posible lo anterior, explicar los criterios empleados para determinar el plazo de conservación.
La importancia de este epígrafe radica en la necesidad de establecer unos fines “determinados, explícitos y legítimos” para delimitar el uso de esos casos que, en ningún caso, podrán ser utilizados para fines distintos y/o incompatibles con dichos fines. En caso de prever un tratamiento ulterior con fines distintos se deberá informar al interesado previamente al tratamiento.
¿En qué forma se puede facilitar la información?
A diferencia de la primera capa que, al estar condicionada en cuanto a la extensión de la información, la Agencia Española de Protección de Datos recomienda el formato tabla (como las tablas de información nutricional), en la segunda capa las posibilidades para presentar la información son más flexibles.
En ambos niveles la forma de presentar la información depende de las características del medio empleado (electrónica, telefónica o en papel) así, por ejemplo, en un formulario en papel expondríamos la información básica en la cara principal y, en el reverso, la información relativa a la segunda capa.
¿Cómo utilizar un lenguaje “claro, conciso y comprensible”?
El RGPD exige facilitar la información en un lenguaje “claro, conciso y comprensible”, sin embargo, ¿cómo traducimos dichas exigencias para cumplir con la normativa? En la citada guía la Agencia presenta una serie de directrices que pueden seguir los responsables de los tratamientos para garantizar una correcta adaptación al cambio normativo.
En primer lugar, la información contenida en la segunda capa debe presentarse de manera estructurada, siguiendo los epígrafes y empleando el sistema de preguntas-respuestas.
En segundo lugar, debemos encontrar el punto intermedio entre concisión y precisión. En este sentido tenemos que evitar explicaciones innecesarias, detalles que pueden confundir al interesado.
Por último, se ha de evitar citar artículos así como explicaciones legales confusas, pues la información debe poder ser comprendida por destinatarios sin conocimientos legales.
En conclusión, con el nuevo Reglamento se refleja la preocupación por la transparencia y la necesidad de que los afectados por los tratamientos puedan conocer con claridad y mayor detalle las características de los mismos y el destino de sus datos personales. Recomendamos contar con una consultoría de protección de datos para diseñar el modelo informativo que ofrecer a los interesados para asegurar una transición adecuada de la organización al RGPD.
