Por norma general, los trámites burocráticos y cualquier gestión en la que sea necesario firmar un documento requieren tiempo y desplazamientos que, en ocasiones, resultan un auténtico problema.
En consecuencia, cada vez un mayor número de personas se plantean obtener una firma electrónica. No obstante, su uso no se encuentra demasiado extendido y existe una gran falta de información acerca de esta posibilidad.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Con ella, quienes lo deseen podrán rubricar cualquier documento electrónico sin tener que presentarse personalmente en ninguna institución, de modo que se evitarán así el desplazamiento y las esperas habituales en estos trámites.
No obstante, firmar de manera electrónica puede acarrear una serie de problemas, por lo que el derecho de nuevas tecnologías, la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSICE) y la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) se han actualizado para proteger la identidad de los usuarios que opten por este método.
Una de las grandes dudas de los usuarios que eligen dicho mecanismo estriba en si se puede firmar cualquier documento o si, por el contrario, su validez cuenta con límites jurídicos.
En primer lugar, cabe destacar que existen dos tipos de firmas electrónicas: por un lado, se encuentra la firma electrónica avanzada, en la que el firmante es quien la gestiona y lo representa en documentos refrendados; por otro lado, la firma electrónica reconocida equivale por completo a la manuscrita. Se debe a que se obtiene la validez a través de un certificado expedido por una empresa especializada. También se genera mediante un dispositivo completamente seguro.
Para que ambos tipos de firmas posean validez jurídica y legal, deberán cumplir una serie de características que les otorguen dicho valor identificativo. Para ello, deberán identificar al firmante de la misma manera a como lo haría una firma manuscrita. Además, el usuario deberá solicitar un certificado electrónico, el cual se hallará en vigor y formalmente reconocido.
También deberá verificarse la integridad del documento que se firme, así como disponer de un artefacto de creación de firma electrónico de confianza. Por último, se recomienda contar con la participación de otra persona de confianza.
La firma electrónica en verdad representa grandes ventajas, pero, antes de emplearla, se deben tomar serias precauciones, de forma que se evitará que sea copiada o utilizada sin autorización.
Por tal motivo, primero se firmarán únicamente aquellos documentos que se encuentren en formato pdf, ya que estos permanecen inalterables y será imposible copiar la caligrafía. Encriptar la firma electrónica ayudará igualmente a evitar que esta sea copiada. Por último, se ha de tratar que la rúbrica presente el mismo trazo que la manuscrita puesto que, en caso contrario, no dispondría de validez alguna.
Lo más recomendable es acudir a una consultoría de protección de datos ya que sus profesionales son expertos en las novedades en el derecho aplicado a las nuevas tecnologías recogido en las actuales LOPD y LSSICE. Aquí se encargarán de facilitar tanto la firma electrónica avanzada como la reconocida y sus correspondientes certificados.
