El compliance tiene un papel importantísimo en el día a día de las empresas. No solo evita que la organización pueda cometer delitos, sino que también se orienta a proteger el funcionamiento interno de la empresa, disminuyendo el riesgo de que se produzcan acciones reprobables como discriminación o acoso. Y consigue hacerlo sin suponer un riesgo para el tratamiento de los datos personales.
Hoy en día esto es posible gracias al canal de denuncias. Una herramienta que es de uso voluntario en las empresas pero que, próximamente, puede llegar a convertirse en una obligación. Por eso, ahora es buen momento para que te pongas al día sobre cómo funciona este sistema y cuál es su utilidad.
La importancia del canal de denuncias en la empresa
Si tu empresa aplica una estrategia de compliance, ya sabes que se trata de un conjunto de buenas prácticas que identifican y clasifican diferentes riesgos con el fin de evitarlos. Si está bien definida, todos los empleados están al tanto de lo que deben y lo que no deben hacer en materia de ciberseguridad, delitos, relaciones con otros compañeros.
Pero, por muy buena que sea la estrategia de cumplimiento normativo, siempre puede haber en tu empresa alguien dispuesto a saltársela. Precisamente por ello, es necesario contar con un canal para las denuncias internas.
Lo que se pretende con su existencia es que cualquier empleado que tenga constancia de que se está produciendo una vulneración de las normas internas de funcionamiento de la empresa, o incluso de que se está incumpliendo la legalidad, pueda comunicarlo a la dirección.
El problema es que a nadie le gustan los “chivatos” y en los empleados siempre va a existir un cierto miedo a denunciar a un compañero, o incluso a un superior, por temor a ser víctima de represalias. Para ello, precisamente, puedes crear en tu negocio un canal de denuncias totalmente anónimo.
En Estados Unidos, desde el año 2002, la legislación exige que las empresas tengan un canal interno para presentar denuncias, así como una rutina de atención a las mismas. Es lo que se conoce como whitstleblowing hotline.
Ahora mismo los whistleblowers son una opción para las empresas, pero cuando por fin se transponga al ordenamiento jurídico español la Directiva 2019/1937, tener un canal para recibir denuncias internas será obligatorio en las entidades con 50 o más trabajadores.
La protección de datos en la gestión de denuncias internas
Nuestra legislación sobre protección de datos ha ido adelantada a los acontecimientos en este tema. Mientras que en otros casos pueden existir más dudas, aquí no hay lugar para ellas. La Ley Orgánica 3/2018 señala expresamente que las empresas pueden crear canales a través de los que cualquier persona pueda denunciar hechos que sean contrarios a la legislación o a la normativa interna o sectorial.
La ley permite que las denuncias sean totalmente anónimas si así lo quiere el interesado. Por otro lado, el acceso a los datos del canal estará restringido al personal de la empresa que tenga atribuidas las competencias de control interno.
El acceso por parte de terceros podrá ser llevado a cabo cuando sea necesario adoptar medidas disciplinarias o tramitar procedimientos penales. Por ejemplo, si hay que investigar un posible caso de acoso sexual a un empleado o si se ha denunciado que algunos empleados no han sido dados de alta en la Seguridad Social.
Además, la empresa debe tomar las medidas de seguridad adecuadas para garantizar que a los datos sensibles solo puedan acceder aquellos que están expresamente autorizados para ello.
Así el canal de denuncias internas se convierte en una estupenda herramienta para asegurarte de que el compliance es verdaderamente efectivo en tu empresa y de que todo el mundo está cumpliendo las normas.
