La protección de datos es una obligación moral, y también legal, en las empresas. La seguridad en la información que manejan es una cuestión de enorme importancia, que en muchas ocasiones requiere de asesoramiento especializado.
Las organizaciones están formadas por personas. Son ellas las que encarnan y aseguran esa orientación empresarial hacia la protección informativa. Si tus empleados no están concienciados, preparados y motivados, de nada te servirá implementar un plan de protección y seguridad de datos en tu empresa.
Los empleados, claves para la protección de datos
Sí o sí, debes conseguir que todos tus empleados sean conscientes de la necesidad y la importancia que tiene mantener unos estrictos criterios y niveles de seguridad, capaces de asegurar la protección de los datos que manejan.
Todos los profesionales que acceden a datos de carácter personal deben ser conocedores de las medidas, las normas, los procedimientos, las reglas y los estándares generales y específicos que afectan a la empresa. Dicho de otro modo: como empresario, estás obligado a formar a tu personal para que pueda cumplir fielmente con la normativa.
No solo esto: también deberán conocer qué hacer, y qué evitar, en su día a día, para garantizar el perfecto cumplimiento de todas esas pautas.
A efectos prácticos, casi toda la actividad empresarial se encuentra vinculada a datos y comunicaciones personales. Si tienes que enviar un correo electrónico, trabajar en un ordenador con distintas aplicaciones o utilizar espacios compartidos con otras personas —sean de tu misma empresa o de otras—, debes saber qué puedes y no puedes hacer para evitar fallos de seguridad en relación con los datos personales manejados.
Por ejemplo, un olvido de documentación en la impresora puede generar un serio problema. También los escritorios llenos de documentos sensibles a la vista. Asimismo, el cumplimiento de la política de contraseñas nunca debe ser una cuestión discrecional: las consecuencias de un robo informático de información suelen ser catastróficas.
Pautas para la protección de datos en todos los niveles de la empresa
Desde el director general hasta el nuevo becario, todos desempeñan un papel activo en la seguridad empresarial de los datos. Cada uno, con su comportamiento, puede reforzar o destruir todos los esfuerzos y procedimientos corporativos al respecto.
Te presentamos a continuación algunos buenos hábitos que te interesará fomentar en tu organización:
– Forma a tus empleados, tanto de manera general como con un plan de contenidos propio para cumplir con la RGPD.
– Crea una cultura del compromiso, la sensibilización y la ayuda mutua en este terreno.
– Haz que los responsables cambien sus contraseñas informáticas regularmente.
– Ofrece pautas claras y homogéneas sobre los pasos a seguir en la gestión y el envío de correos electrónicos.
– Crea manuales de uso, centrados en la seguridad, sobre los programas y las aplicaciones empleados.
– Conciencia sobre el cuidado de la documentación impresa y de los archivos informáticos sensibles.
– Asegúrate de que se pide a los clientes, por escrito, el consentimiento para el uso de sus datos.
Tenlo presente: la protección de datos en tu empresa depende de todas las personas que la constituyen. Fórmalas como precisan.
