Para muchas empresas, con la entrada en vigor del RGPD, encajar mailchimp con protección de datos es complicado. Pero eso no significa que sea imposible. Si cuentas con una compañía y quieres realizar este tipo de envíos de correos electrónicos para una mayor difusión de productos o servicios, el envío de emails masivos es una de las herramientas más comunes para el impulso de las ventas.
¿Cómo combinar el uso de esta herramienta con la protección de datos? A continuación, te contamos todos los detalles.
¿Cómo cumplir la protección de datos (RGPD) y usar el mailchimp?
Los envíos realizados siempre se deben realizar cumpliendo la Ley Orgánica de Protección de Datos y, desde el mes de mayo del 2018, con el Reglamento General de Protección de Datos europeo, que tras un periodo de adaptación de dos años ya ha entrado en plena aplicación.
El cumplimiento de este Reglamento en el uso de esta herramienta exige una serie de esfuerzos importantes por parte de las organizaciones y, por ello, en muchas ocasiones, las empresas requieren el servicio de una consultoría de protección de datos personales para contar con la información actualizada, puesto que las dudas son cada vez mayores con la entrada de la nueva normativa.
¿Se debe contar con una política en protección de datos en el uso del envío de correos?
La respuesta es concisa: sí. En relación a la legalidad, la mayoría de los países cuentan con algún tipo de ley que regula la privacidad que se extienden a las webs. Las multas por incumplimiento pueden ir de los 900 a los 600.000 €, además de contar con varios niveles de sanciones: leve, grave y muy grave (tomando de referencia la antigua LOPD española)
En el caso de nuestro país, la legislación es una de las más restrictivas de todo el mundo. Más si cabe con la entrada de aplicación del RGPD, el cual aumenta las restricciones hasta el punto que una organización puede usar los datos para el envío de publicidad si la persona destinataria ya ha autorizado el envío de forma explícita, tanto por email o un audio.
Para los boletines o el uso del correo la organización debe contar con autorización expresa de todos los destinatarios. Estos destinatarios tienen derecho a saber, también, cómo se manejan los datos privados.
¿La normativa exige que se publique la política de privacidad?
En este caso, y al tratarse de un servicio online debe publicarse. Se exige que la empresa cuente con los términos de uso para cumplir las leyes de privacidad, los cuales deben venir reflejados en la plataforma de correo. A este respecto, se debe indicar por escrito y de forma clara cómo se piensan usar los datos recopilados. Por otro lado, debes contar con el consentimiento expreso para usar los datos, tanto en materia de comunicación electrónica o privacidad que se aplican en países donde se envían todos los tipos de correos.
Por ello se debe recopilar, almacenar, usar y transferir los datos relacionados con cualquier persona, de conforme a todas las leyes y normas, contando siempre con todos los permisos para permitir que el envío de correos masivos reciba o llegue a procesar los datos y enviando las comunicaciones a la persona en nuestro nombre.
Si se incumplen las condiciones, la responsable será la empresa y no la plataforma usada para el email marketing, puesto que al darte de alta se aceptan las condiciones establecidas por la plataforma.
¿Qué comienza a ocurrir con la nueva normativa del RGPD?
Si la empresa tiene sede dentro de la UE, seguro que ha escuchado hablar del RGPD. Está en vigor desde el 25 de mayo de 2018, reglamento por un lado el uso y tratamiento de los datos que pertenecen a los ciudadanos europeos.
Las empresas en la UE, además de cualquier persona que procese los datos personales, se verán afectadas por el reglamento, el cual introduce importantes novedades.
Estas novedades afectan al registro, almacenamiento y recopilación de datos de clientes o contactos se debe tener en cuenta todos los requerimientos para respetar el derecho a proteger los datos de carácter personal que cuenta todo ciudadano.
En un contexto en el que cada día más personas hacen uso de las nuevas tecnologías, es vital poner límites para que los ciudadanos no vulneren los derechos fundamentales. De ahí la necesidad que cuentan las empresas de pedir ayuda a una consultoría de datos. A veces, la cesión de información y datos de carácter privado es imprescindible para el acceso a determinados servicios, productos o entornos.
Una herramienta como el mailchimp hace que nosotros como titulares de los datos y empresas debamos aceptar qué se hace sobre ellos, según especifica tanto la LOPD española (que ya no está en vigor en España) como el nuevo Reglamento RGPD en clave europea. La protección de datos es vital para no exponer a nuestra compañía a posibles multas que van hasta los 600.000 € o un porcentaje sobre la facturación de la empresa.
